Jak zawrzeć umowę powierzenia przetwarzania danych w Panelu Klienta SEOHOST?

Umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych w SEOHOST wygenerujesz samodzielnie w Panelu Klienta, w sekcji Ustawienia > Dokumenty. Wystarczy wybrać usługę, której dotyczy powierzenie, uzupełnić informacje o przetwarzanych danych oraz wskazać kontakt administratora. Następnie możesz sprawdzić podgląd dokumentu i zatwierdzić jego wygenerowanie bez konieczności wysyłania zgłoszenia do Biura Obsługi Klienta. Umowa powierzenia reguluje zasady przetwarzania danych osobowych przez dostawcę hostingu w imieniu administratora, zgodnie z art. 28 RODO. Dotyczy to między innymi sklepów internetowych, witryn z formularzami kontaktowymi oraz aplikacji przechowujących dane klientów lub pracowników. Poniżej pokazujemy cały proces krok po kroku, a także wyjaśniamy, kiedy umowa jest potrzebna i jakie informacje powinna zawierać.

• Jak wygenerować umowę powierzenia danych w SEOHOST?
• Czym jest umowa powierzenia przetwarzania danych?
• Kiedy potrzebujesz umowy powierzenia danych?
• Co powinna określać umowa powierzenia danych?
• RODO, hosting i bezpieczeństwo danych – co jeszcze sprawdzić?

Warto wiedzieć: umowa powierzenia jest potrzebna wtedy, gdy dostawca usługi przetwarza dane osobowe w Twoim imieniu. Samo posiadanie hostingu nie rozstrzyga jeszcze o charakterze relacji prawnej. Jeśli jednak wykorzystujesz serwer do przechowywania lub innego przetwarzania danych osobowych klientów, użytkowników czy pracowników, sprawdź, czy zachodzi powierzenie przetwarzania wymagające odpowiedniej umowy.

Jak wygenerować umowę powierzenia danych w SEOHOST?

Całą procedurę wykonasz w Panelu Klienta SEOHOST. Przed rozpoczęciem przygotuj informacje o usłudze hostingowej, rodzaju danych osobowych oraz sposobie ich przetwarzania. Potrzebny będzie również kontakt administratora danych, który zostanie wskazany podczas przygotowywania dokumentu.

1. Zaloguj się do Panelu Klienta SEOHOST. Otwórz stronę panel.seohost.pl/login i wprowadź adres e-mail oraz hasło przypisane do Twojego konta.

   Jeżeli potrzebujesz pomocy przy logowaniu, przeczytaj jak zalogować się do Panelu Klienta SEOHOST.

2. Przejdź do sekcji Ustawienia > Dokumenty. W tym miejscu znajdziesz dokumenty związane z kontem oraz funkcję przygotowania umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.

   

3. Wybierz możliwość przygotowania nowej umowy. W sekcji Dokumenty odszukaj obszar dotyczący umów powierzenia przetwarzania danych.

   

   Następnie kliknij przycisk Wygeneruj nową umowę, aby otworzyć formularz.

   

4. Uzupełnij formularz umowy powierzenia. Wskaż usługę, której dotyczy dokument, i podaj informacje opisujące sposób przetwarzania danych osobowych.

   

   W formularzu uzupełnisz między innymi:

   • usługę, której dotyczy powierzenie przetwarzania danych,
   • rodzaj i zakres danych osobowych przetwarzanych w ramach usługi,
   • charakter przetwarzania wynikający z wykorzystania hostingu,
   • pozostałe wymagane informacje opisujące relację powierzenia,
   • kontakt do administratora danych.

   Uzupełnione informacje powinny odpowiadać rzeczywistemu wykorzystaniu Twoich usług. Nie zaznaczaj kategorii danych ani rodzajów przetwarzania, które nie dotyczą Twojej działalności.

   Przykład: prowadzisz sklep internetowy, w którym przechowujesz dane klientów, adresy dostawy, historię zamówień oraz informacje przesyłane przez formularz kontaktowy. Przy określaniu zakresu powierzenia uwzględnij te dane i operacje, które faktycznie realizujesz za pomocą hostingu.

5. Wskaż kontakt administratora danych. W formularzu wybierz odpowiednią osobę spośród kontaktów zapisanych na Twoim koncie.

   

   Jeżeli właściwego kontaktu nie ma na liście, otwórz sekcję Ustawienia > Autoryzowane kontakty.

   

   W tym miejscu możesz dodać nowy kontakt lub zarządzać osobami zapisanymi wcześniej na koncie.

   

   Po zapisaniu kontaktu wróć do formularza umowy i wybierz właściwą osobę. Dodatkowe informacje znajdziesz w poradniku jak dodać autoryzowany kontakt do konta SEOHOST.

6. Sprawdź podgląd umowy. Po uzupełnieniu wszystkich wymaganych pól kliknij Podgląd umowy. Zobaczysz dokument przygotowany na podstawie wprowadzonych informacji.

   

   Przed zatwierdzeniem zwróć uwagę na dane stron dokumentu, wskazaną usługę, kategorie danych oraz opis czynności przetwarzania. Jeżeli znajdziesz błąd, wybierz Wróć do edycji i popraw informacje w formularzu.

7. Zaakceptuj i wygeneruj umowę. Jeżeli wszystkie dane są poprawne, kliknij Akceptuję i generuję umowę. Panel przygotuje dokument, który będzie dostępny na Twoim koncie.

Gotowe – dokument został wygenerowany. Możesz przygotować umowę powierzenia przetwarzania danych samodzielnie, bez wysyłania zgłoszenia do Biura Obsługi Klienta. Po zakończeniu operacji sprawdź dokument i jego status w sekcji Dokumenty oraz zachowaj dostęp do niego na potrzeby prowadzenia dokumentacji RODO.

Czym jest umowa powierzenia przetwarzania danych?

Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych określa zasady współpracy pomiędzy administratorem danych a podmiotem, który przetwarza je w jego imieniu. Podstawą takiej relacji jest art. 28 RODO, który przewiduje zawarcie umowy lub zastosowanie innego aktu prawnego regulującego przetwarzanie danych przez podmiot przetwarzający.

W przypadku typowej usługi hostingowej to Ty, jako administrator, określasz cele i zasadnicze sposoby przetwarzania danych swoich klientów, pracowników lub użytkowników. Dostawca hostingu udostępnia natomiast infrastrukturę i realizuje związane z nią czynności w zakresie wynikającym z usługi i ustaleń dotyczących powierzenia.

Nie oznacza to, że firma hostingowa automatycznie staje się administratorem danych klientów Twojego sklepu lub użytkowników strony. Role poszczególnych podmiotów należy jednak oceniać w odniesieniu do rzeczywistych operacji przetwarzania, a nie wyłącznie do nazwy wykupionej usługi.

Kiedy potrzebujesz umowy powierzenia danych?

Najczęściej wtedy, gdy wykorzystujesz hosting do przechowywania lub innego przetwarzania danych osobowych, a usługodawca wykonuje związane z nimi czynności w Twoim imieniu. Znaczenie ma sposób działania strony lub aplikacji oraz relacja pomiędzy Tobą a dostawcą infrastruktury.

Typowe przykłady obejmują:

• Sklep internetowy – dane klientów, zamówień, kont użytkowników i adresów dostawy.
• Stronę z formularzem kontaktowym – informacje przekazywane przez osoby wysyłające zapytania i zapisywane na serwerze.
• System CRM – dane klientów, kontrahentów i osób kontaktowych wykorzystywane w prowadzeniu działalności.
• Aplikację pracowniczą – dane osobowe przechowywane w systemach kadrowych lub wewnętrznych.
• Inne aplikacje internetowe – systemy przetwarzające dane osobowe w ramach usług świadczonych przez administratora.

Nie każda witryna gromadzi taki sam zakres danych. Przykładowo prosta strona firmowa może przetwarzać zupełnie inne informacje niż rozbudowany sklep internetowy czy system medyczny. Dlatego przed wygenerowaniem umowy ustal, jakie dane znajdują się na serwerze i w jaki sposób są wykorzystywane.

Umowa powierzenia nie oznacza pełnej zgodności z RODO. Jest jednym z elementów organizacji przetwarzania danych osobowych. Nadal odpowiadasz za właściwe podstawy prawne przetwarzania, obowiązki informacyjne, bezpieczeństwo danych i inne wymagania mające zastosowanie do Twojej działalności.

Co powinna określać umowa powierzenia danych?

Umowa powierzenia powinna odpowiadać rzeczywistemu zakresowi usługi i sposobowi przetwarzania danych. Art. 28 ust. 3 RODO wskazuje między innymi na potrzebę określenia przedmiotu i czasu trwania przetwarzania, jego charakteru oraz celu, rodzaju danych osobowych, kategorii osób, których dane dotyczą, a także obowiązków i praw administratora.

Dokument reguluje również obowiązki podmiotu przetwarzającego, w tym zasady korzystania z dalszych podmiotów przetwarzających (podwykonawców), ochrony danych, poufności oraz postępowania z danymi po zakończeniu świadczenia usług.

Dlatego w formularzu SEOHOST wskazujesz usługę, zakres danych, charakter przetwarzania oraz odpowiedni kontakt. Przed zaakceptowaniem dokumentu sprawdź, czy informacje odpowiadają rzeczywistej konfiguracji Twojego hostingu i sposobowi wykorzystania usług.

Nie wpisuj danych „na zapas”. Jeśli Twoja witryna wykorzystuje hosting do obsługi formularzy kontaktowych, nie deklaruj przetwarzania szczególnych kategorii danych osobowych, jeżeli faktycznie nie występuje ono w ramach świadczonej usługi. Zakres umowy powinien odzwierciedlać rzeczywiste czynności i wymagania Twojej organizacji.

RODO, hosting i bezpieczeństwo danych – co jeszcze sprawdzić?

Wygenerowanie umowy powierzenia danych to jeden z etapów przygotowania usług do zgodnego z przepisami przetwarzania danych osobowych. Oprócz samego dokumentu warto zadbać o bezpieczeństwo dostępu do hostingu, właściwe uprawnienia użytkowników, kopie zapasowe oraz dokumentację dotyczącą przetwarzania danych w Twojej firmie.

W Centrum Pomocy SEOHOST przygotowaliśmy także poradniki rozwijające poszczególne zagadnienia:

• Hosting zgodny z RODO – co to znaczy i jak wybrać?
• Co to jest RODO?
• Czym jest strona internetowa zgodna z RODO?
• Dlaczego sklep internetowy potrzebuje RODO?
• Jakie informacje powinna zawierać polityka prywatności?

Jeżeli dopiero konfigurujesz konto SEOHOST, szczególną uwagę zwróć na włączenie uwierzytelniania dwuskładnikowego 2FA w Panelu Klienta. Umowa określa zasady powierzenia danych, natomiast zabezpieczenie dostępu do konta i usług stanowi istotny element ich codziennej ochrony.

Rozpoczynasz korzystanie z SEOHOST? Sprawdź również poradnik Pierwsze kroki w SEOHOST, który przeprowadzi Cię przez podstawową konfigurację konta, usług, danych oraz zabezpieczeń. Umowę powierzenia przygotujesz samodzielnie z poziomu Panelu Klienta.