Jak zawrzeć umowę powierzenia przetwarzania danych w Panelu Klienta SEOHOST?

Jeżeli korzystasz z hostingu do przetwarzania danych osobowych swoich klientów, użytkowników, pracowników lub innych osób, powinieneś zadbać o prawidłowe uregulowanie relacji pomiędzy administratorem danych a dostawcą usługi, który przetwarza te dane w jego imieniu. Służy do tego umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych. Dotyczy to między innymi stron posiadających formularze kontaktowe, sklepów internetowych przechowujących dane klientów, systemów CRM, aplikacji biznesowych czy innych serwisów, w których dane osobowe są zapisywane na serwerze.

W SEOHOST dokument możesz przygotować bezpośrednio w Panelu Klienta, bez konieczności wysyłania zgłoszenia do Biura Obsługi Klienta. W tym poradniku pokażemy Ci cały proces – od zalogowania do Panelu Klienta, przez uzupełnienie danych, aż po sprawdzenie i wygenerowanie gotowej umowy.

Warto wiedzieć: umowa powierzenia jest potrzebna wtedy, gdy inny podmiot przetwarza dane osobowe w Twoim imieniu. Sam fakt korzystania z hostingu nie przesądza jeszcze o charakterze wszystkich danych znajdujących się na serwerze. Jeśli jednak przechowujesz tam dane osobowe użytkowników, klientów lub pracowników, sprawdź, czy w Twoim przypadku zachodzi powierzenie przetwarzania.

• Jak wygenerować umowę powierzenia przetwarzania danych w SEOHOST?
• Czym jest umowa powierzenia przetwarzania danych?
• Kiedy umowa powierzenia jest potrzebna?
• Co określa umowa powierzenia danych?
• RODO, hosting i bezpieczeństwo danych – co jeszcze warto sprawdzić?

Poniżej znajdziesz pełną instrukcję wygenerowania umowy w Panelu Klienta SEOHOST. Jeżeli wiesz już, jak utworzyć dokument i szukasz przede wszystkim informacji, czym jest umowa powierzenia danych i kiedy jest potrzebna, możesz od razu przejść do dalszej części poradnika.

Jak wygenerować umowę powierzenia przetwarzania danych w SEOHOST?

Cały proces wykonasz samodzielnie w Panelu Klienta. Przygotuj przede wszystkim informacje o usłudze, której ma dotyczyć umowa, rodzaju przetwarzanych danych oraz dane kontaktowe administratora.

1. Zaloguj się do Panelu Klienta SEOHOST. Możesz zrobić to ze strony SEOHOST, wybierając przycisk Zaloguj się, albo przejść bezpośrednio pod adres panel.seohost.pl/login. Podaj adres e-mail i hasło przypisane do swojego konta.

   Jeżeli potrzebujesz dokładniejszej instrukcji, przeczytaj również: Jak zalogować się do Panelu Klienta SEOHOST?

2. Przejdź do sekcji Dokumenty. Po zalogowaniu znajdziesz ją w menu Panelu Klienta. To właśnie w tym miejscu możesz zarządzać dokumentami związanymi z kontem oraz utworzyć nową umowę powierzenia przetwarzania danych.

   

3. Wybierz możliwość wygenerowania nowej umowy. W sekcji Dokumenty znajdziesz obszar dotyczący umów powierzenia przetwarzania danych. Jeżeli chcesz przygotować nowy dokument, wybierz odpowiednią opcję.

   

   Następnie kliknij przycisk Wygeneruj nową umowę.

   

4. Uzupełnij formularz. Na tym etapie wskazujesz przede wszystkim usługę, której dotyczy przygotowywana umowa, oraz informacje opisujące sposób przetwarzania danych.

   

   W formularzu uzupełnisz między innymi:

   • usługę, której ma dotyczyć umowa,
   • rodzaj i zakres przetwarzanych danych,
   • charakter przetwarzania danych,
   • pozostałe informacje wymagane do przygotowania dokumentu,
   • kontakt do administratora danych.

   Wskazane informacje powinny odpowiadać temu, w jaki sposób faktycznie wykorzystujesz hosting. Nie zaznaczaj dodatkowych kategorii danych tylko dlatego, że są dostępne w formularzu.

   Przykład: jeżeli prowadzisz sklep internetowy, na serwerze mogą znajdować się dane związane z kontami klientów, zamówieniami, formularzami kontaktowymi czy historią realizacji zakupów. Zakres wskazany w umowie powinien odpowiadać rzeczywistemu sposobowi działania Twojego sklepu.

5. Wskaż kontakt do administratora. Odpowiednią osobę możesz wybrać podczas przygotowywania umowy spośród kontaktów przypisanych do konta.

   

   Jeżeli właściwej osoby nie ma na liście, przejdź do sekcji Ustawienia → Autoryzowane kontakty.

   

   W tej części Panelu Klienta możesz dodać nową osobę lub zarządzać kontaktami zapisanymi wcześniej na koncie.

   

   Po dodaniu kontaktu wróć do formularza umowy i wybierz właściwą osobę. Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej o tej funkcji, przeczytaj: Jak dodać autoryzowany kontakt do konta SEOHOST?

6. Przejdź do podglądu umowy. Po uzupełnieniu formularza kliknij Podgląd umowy. Dokument nie zostanie jeszcze ostatecznie wygenerowany – najpierw otrzymasz możliwość sprawdzenia jego treści.

   

   Sprawdź przede wszystkim usługę, której dotyczy dokument, dane stron umowy, zakres danych oraz opis ich przetwarzania. Jeżeli coś wymaga poprawy, wybierz Wróć do edycji i zmień informacje w formularzu.

7. Zaakceptuj i wygeneruj dokument. Jeżeli wszystkie informacje są poprawne, kliknij Akceptuję i generuję umowę. Dokument zostanie przygotowany i będzie dostępny na Twoim koncie.

Gotowe. Umowa powierzenia przetwarzania danych została wygenerowana. Cały proces możesz przeprowadzić samodzielnie w Panelu Klienta, bez konieczności zgłaszania prośby o przygotowanie dokumentu do naszego Biura Obsługi Klienta.

Czym jest umowa powierzenia przetwarzania danych?

Umowa powierzenia przetwarzania danych reguluje sytuację, w której administrator danych korzysta z usług innego podmiotu, a ten w ramach świadczonej usługi przetwarza dane osobowe w jego imieniu. W przypadku hostingu dostawca zapewnia infrastrukturę, na której przechowywane lub przetwarzane są dane należące do administratora.

Nie oznacza to, że firma hostingowa staje się administratorem danych klientów Twojego sklepu, użytkowników strony czy pracowników firmy. Cel oraz sposób wykorzystania tych danych określasz Ty jako administrator, natomiast dostawca hostingu realizuje określone operacje w ramach udostępnionej infrastruktury.

Umowa opisuje zasady tej współpracy i określa między innymi zakres oraz charakter powierzonego przetwarzania.

Kiedy umowa powierzenia jest potrzebna?

Znaczenie ma nie samo posiadanie hostingu, ale sposób jego wykorzystania. Jeżeli na serwerze znajdują się dane osobowe przetwarzane w związku z prowadzoną przez Ciebie działalnością, powinieneś sprawdzić, czy zachodzi relacja powierzenia.

Typowymi przykładami są:

• sklep internetowy przechowujący dane klientów i zamówień,
• strona WWW z formularzem kontaktowym zapisującym dane na serwerze,
• system CRM lub aplikacja przechowująca informacje o klientach,
• system pracowniczy albo wewnętrzna aplikacja zawierająca dane osób fizycznych,
• inne serwisy, w których dane osobowe są zapisywane lub przetwarzane na hostingu.

Pamiętaj: umowa powierzenia jest jednym z elementów związanych z prawidłowym przetwarzaniem danych osobowych. Jej wygenerowanie nie oznacza automatycznie, że strona internetowa, sklep czy cała organizacja spełniają wszystkie obowiązki wynikające z RODO.

Co określa umowa powierzenia danych?

Dokument powinien odpowiadać rzeczywistemu sposobowi wykorzystania usługi. Dlatego podczas generowania umowy w Panelu Klienta pytamy między innymi o usługę, której dotyczy powierzenie, rodzaj danych oraz charakter wykonywanych operacji.

W praktyce umowa pozwala określić między innymi zakres współpracy pomiędzy administratorem a podmiotem przetwarzającym, przedmiot i charakter przetwarzania oraz obowiązki związane z ochroną powierzonych informacji. Dlatego warto dokładnie sprawdzić podgląd dokumentu przed jego zaakceptowaniem.

RODO, hosting i bezpieczeństwo danych – co jeszcze warto sprawdzić?

Umowa powierzenia to tylko jeden z elementów związanych z ochroną danych. Jeżeli konfigurujesz stronę firmową, sklep internetowy albo aplikację przetwarzającą dane użytkowników, warto sprawdzić również sposób działania hostingu, zabezpieczenia techniczne oraz dokumenty publikowane na samej stronie internetowej.

Przygotowaliśmy na ten temat kilka dodatkowych poradników:

• Hosting zgodny z RODO – co to znaczy i jak wybrać?
• Co to jest RODO?
• Czym jest strona internetowa zgodna z RODO?
• Dlaczego sklep internetowy potrzebuje RODO?
• Jakie informacje powinna zawierać polityka prywatności?

Jeżeli dopiero rozpoczynasz korzystanie z usług SEOHOST, sprawdź również jak włączyć uwierzytelnianie 2FA w Panelu Klienta. Umowa reguluje zasady przetwarzania danych, natomiast bezpieczeństwo samego konta oraz dostępu do usług pozostaje równie ważnym elementem całego procesu.