Hosting zgodny z RODO – co to znaczy i jak wybrać?

Masz stronę internetową? Świetnie – ale czy wiesz, że w praktyce już sam fakt jej posiadania oznacza, że możesz przetwarzać dane osobowe? I nie, nie chodzi tylko o sklepy internetowe czy portale społecznościowe. Wystarczy formularz kontaktowy, newsletter, komentarze, a nawet... pliki cookies. RODO nie pyta, czy jesteś dużą firmą, czy freelancerem – pyta, czy gromadzisz dane użytkowników. A jeśli tak, to masz konkretne obowiązki.

Wbrew pozorom, RODO nie jest tylko biurokratyczną przeszkodą. To zestaw praktycznych zasad, które mają chronić dane Twoich użytkowników – i Ciebie przed kłopotami. A te potrafią być bolesne. W tym artykule poznasz 3 kluczowe filary bezpieczeństwa Twojej strony pod kątem RODO:

• Co oznacza „zgodność z RODO” w kontekście hostingu?
• Kiedy hosting podlega pod RODO?
• Przykłady przetwarzania danych osobowych na stronie
• Jak wybrać bezpieczny i zgodny z RODO hosting?
• Bezpieczeństwo danych – czyli co jeszcze powinien oferować hosting zgodny z RODO?
• Umowa powierzenia danych z firmą hostingową
• Wnioski – czyli co warto zapamiętać

Zacznijmy od podstaw – każda strona internetowa potrzebuje hostingu, czyli miejsca, w którym fizycznie przechowywane są jej pliki, bazy danych, wiadomości e-mail czy logi. To właśnie na serwerze hostingu lądują dane osobowe użytkowników, nawet jeśli nie do końca sobie to uświadamiasz. I w tym miejscu wkracza RODO – czyli Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych, które nakłada konkretne obowiązki na właściciela strony i firmę hostingową.

Chcesz zgłębić temat zgodności z RODO jeszcze bardziej? Sprawdź też:

• Dlaczego każdy sklep internetowy podlega RODO? – nawet małe sklepy muszą przestrzegać przepisów.
• Hosting a zgodność strony WWW z RODO – co musisz wiedzieć? – jak hosting wpływa na Twoje obowiązki jako administratora.
• Strona internetowa zgodna z RODO – co to oznacza? – jakie elementy musi zawierać Twoja strona.
• Co to jest RODO i czemu jest ważne w Internecie? – szybki przegląd podstawowych zasad.

Co oznacza „zgodność z RODO” w kontekście hostingu?

Hosting jako podmiot przetwarzający dane

Zgodnie z RODO, jeżeli korzystasz z usług zewnętrznego hostingu, to Ty jesteś administratorem danych, a firma hostingowa staje się podmiotem przetwarzającym dane w Twoim imieniu. To oznacza, że to Ty odpowiadasz za wybór bezpiecznego partnera, który zapewni zgodność z prawem. Takie rozróżnienie jasno wynika z dokumentów i zasad RODO. 

Obowiązek zawarcia umowy powierzenia danych

Bez względu na to, czy masz bloga, sklep czy stronę-wizytówkę – jeśli gromadzisz dane osobowe, masz obowiązek zawrzeć z firmą hostingową umowę powierzenia przetwarzania danych. Dokument ten reguluje:

• zakres i cel przetwarzania danych,
• czas trwania powierzenia,
• rodzaj danych i ich zabezpieczenia,
• możliwość dalszego powierzania (np. zewnętrzne serwerownie).

Znaczenie fizycznej lokalizacji serwera

RODO kładzie szczególny nacisk na lokalizację danych. Dlaczego? Bo dane obywateli UE powinny być przetwarzane w sposób zapewniający odpowiedni poziom ochrony. Dlatego:

• Serwery w UE to bezpieczny wybór – automatycznie obowiązuje RODO.
• Serwery poza UE – np. w USA – mogą być problematyczne. Trzeba wtedy zapewnić:
  • tzw. Standardowe Klauzule Umowne (SCC),
  • lub inne gwarancje prawne,
  • często wymaga to dodatkowej dokumentacji i zgód.

Jeśli nie jesteś prawnikiem, to prostsza zasada brzmi: wybieraj hosting z serwerami w UE lub w krajach uznanych przez KE za bezpieczne.

Kiedy hosting podlega pod RODO?

To jedno z pytań, które często pojawia się w praktyce: czy każda firma hostingowa musi stosować się do RODO? Odpowiedź: tak, jeśli przetwarza dane osób z UE.

• Jeśli firma hostingowa działa w UE – automatycznie musi przestrzegać RODO.

• Jeśli firma działa poza UE, ale jej serwery obsługują dane użytkowników z UE – też musi się dostosować do przepisów.

To oznacza, że wybierając amerykański hosting (np. z promocji), musisz zadać sobie pytanie: czy oni w ogóle wiedzą, co to RODO? Jeśli nie – to Ty jako administrator ponosisz odpowiedzialność za ich niedbalstwo.

---

Przykłady przetwarzania danych osobowych na stronie

Wciąż się wahasz, czy RODO dotyczy Twojej strony? Sprawdź, czy występuje u Ciebie którykolwiek z poniższych elementów:

• Formularz kontaktowy – użytkownik podaje imię, e-mail, czasem numer telefonu. To klasyczne dane osobowe.
• Konto użytkownika / logowanie – imię, e-mail, hasło, dane adresowe. Obowiązuje pełne RODO.
• Newsletter – każda subskrypcja oznacza przetwarzanie e-maila i wymaga odrębnej zgody.
• Sklep online – dane do faktury, adres dostawy, historia zamówień, dane o płatnościach – pełna pula danych osobowych, często wrażliwych.
• Komentarze na blogu – nawet sam nick + e-mail wystarczy, by podlegać przepisom.

Trafnym spostrzeżeniem jest tutaj fakt, że każdy, kto ma stronę internetową, przetwarza dane – nawet jeśli tego nie wie.

Chcesz mieć spokój przy kontroli? Nie zgaduj, nie kombinuj – po prostu wybierz hosting, który jasno deklaruje zgodność z RODO, oferuje umowę powierzenia i ma serwery w UE. To nie tylko wymóg prawny, ale także wyraz szacunku wobec danych Twoich użytkowników.

Jak wybrać bezpieczny i zgodny z RODO hosting?

W teorii każdy hosting zapewnia „bezpieczeństwo danych” – tak przynajmniej deklaruje w reklamach. Ale w praktyce to Ty, jako właściciel strony, ponosisz odpowiedzialność za wybór partnera, który realnie przestrzega RODO. Co to oznacza? Że musisz zadać kilka niewygodnych pytań i sprawdzić konkretne punkty, zanim zaufasz danej firmie. Bo jeśli dane Twoich użytkowników wyciekną – to Ty, nie hosting, wytłumaczysz się przed UODO.

Kluczowe kryteria wyboru hostingu

Możliwość zawarcia umowy powierzenia przetwarzania danych To absolutna podstawa. Hostingodawca, który nie oferuje możliwości podpisania umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, nie jest zgodny z RODO. Tyle. Koniec dyskusji. Sprawdź, czy firma:

• oferuje gotowy wzór umowy (np. w panelu klienta),
• umożliwia zawarcie umowy online lub wysyłkowo,
• informuje, że pełni rolę podmiotu przetwarzającego dane.

Lokalizacja serwerów

RODO obowiązuje w całej UE, ale poza nią sprawa się komplikuje. Dane obywateli UE mogą być przetwarzane poza Unią tylko wtedy, gdy dany kraj zapewnia odpowiedni poziom ochrony – np. na podstawie decyzji Komisji Europejskiej.

Co to oznacza praktycznie?

• Serwery w Polsce, Niemczech, Holandii – bezpiecznie.
• USA? Tylko z dodatkowymi gwarancjami (np. SCC, TIA, Data Privacy Framework – wcześniej Privacy Shield, ale ten już upadł).
• Hosting, który nie wskazuje, gdzie znajdują się jego serwery – duża czerwona flaga.

Certyfikaty bezpieczeństwa

Okej, RODO to prawo, ale bezpieczeństwo to technologia. Dlatego dobry hosting powinien mieć:

• certyfikat ISO/IEC 27001 – norma zarządzania bezpieczeństwem informacji,
• szyfrowanie SSL (dla stron + transmisji danych na zapleczu),
• backupy (najlepiej automatyczne i trzymane w innej lokalizacji),
• monitoring dostępu do danych i logi systemowe,
• możliwość szyfrowania danych na poziomie bazy danych lub dysku.

To nie tylko techniczne detale – w razie kontroli mogą stanowić dowód wdrożenia odpowiednich środków ochrony danych (zgodnie z art. 32 RODO).

Transparentna polityka prywatności

Jeśli firma hostingowa nie publikuje swojej własnej polityki prywatności, to znak, że albo nie traktuje RODO poważnie, albo sama nie wie, jak się w tym odnaleźć.

Zwróć uwagę, czy:

• hosting opisuje, jakie dane przetwarza, w jakim celu i na jakiej podstawie,
• informuje o subdostawcach (np. podwykonawcach serwerowni),
• jasno określa czas retencji danych i zasady ich usuwania.

Jeśli polityka jest zbyt ogólna, sprzeczna lub nie ma jej wcale – szukaj dalej.

Na co uważać

Nie daj się złapać na slogany. Hosting może być tani, szybki i mieć „zielone światło” w testach wydajności – ale jeśli nie spełnia wymogów prawnych, to kupujesz sobie kłopoty. 

Brak umowy powierzenia = brak zgodności z RODO Nie ma umowy = nie ma podstawy prawnej do przekazania danych osobowych firmie trzeciej. To naruszenie RODO, za które UODO może:

• wszcząć postępowanie,
• zażądać zaprzestania przetwarzania,
• nałożyć karę finansową.

Niektóre firmy chwalą się serwerami w „chmurze globalnej”, ale nie mówią nic o podstawach prawnych przekazywania danych poza EOG. Bez dodatkowych umów i zabezpieczeń – to niezgodne z RODO.

Tanie hostingi z niejasnymi regulaminami i supportem. Kuszą niską ceną, ale nie mają:

• polityki prywatności,
• realnego wsparcia technicznego,
• procedur backupu, logowania incydentów czy nadawania ról.

Bezpieczeństwo danych – czyli co jeszcze powinien oferować hosting zgodny z RODO?

Zgodność z RODO to nie tylko umowa i lokalizacja serwerów. To także konkretne środki techniczne, które wpływają na realne bezpieczeństwo danych użytkowników. Wybierając hosting, warto spojrzeć głębiej niż tylko na deklaracje w stylu „Twoje dane są bezpieczne”. Oto kilka elementów, na które powinieneś zwrócić uwagę – nie wchodząc jeszcze w techniczne niuanse, ale sygnalizując, że warto się tym zainteresować lub skonsultować z kimś technicznym.

• Po pierwsze, upewnij się, że połączenia z Twoją stroną są szyfrowane – dzięki certyfikatowi SSL. Większość hostingów oferuje dziś darmowe SSL (np. Let's Encrypt), ale niektóre wciąż każą za to dopłacać. SSL to dziś standard – bez niego przeglądarki oznaczają stronę jako potencjalnie niebezpieczną.
• Kolejna rzecz to bezpieczeństwo warstwy DNS. Tutaj warto szukać usług z obsługą DNSSEC – technologią, która chroni Twoją domenę przed przejęciem i przekierowaniem ruchu na fałszywą stronę. Z kolei DNS Anycast zapewnia ciągłość działania Twojej strony, nawet jeśli dojdzie do ataku na jeden z serwerów DNS.
• Równie ważna – i często ignorowana – jest ochrona poczty e-mail. Hosting zgodny z RODO powinien pozwalać na konfigurację mechanizmów takich jak SPF, DKIM i DMARC. To one odpowiadają za to, czy Twoje maile będą trafiać do skrzynki odbiorczej, czy do spamu – oraz czy ktoś nie podszyje się pod Twoją domenę. Technologia BIMI może dodatkowo zwiększyć wiarygodność Twojej marki, wyświetlając logo w wiadomościach e-mail.
• Warto też zapytać o możliwość bezpiecznego transferu plików. Jeśli nadal używasz zwykłego FTP, to pora to zmienić. Protokół SFTP (czyli FTP z szyfrowaniem) zapewnia, że dane przesyłane między Twoim komputerem a serwerem są bezpieczne – również te zawierające dane osobowe.
• Jeśli Twoja strona działa w środowisku współdzielonym, dopytaj o mechanizmy separacji kont. To ważne, bo infekcja jednego serwisu nie powinna przenosić się na inne strony znajdujące się na tym samym hostingu.
• I na koniec – coś, co może brzmieć jak magia, ale ma ogromne znaczenie: Web Application Firewall (WAF). To technologia, która filtruje ruch do Twojej strony i zatrzymuje podejrzane zapytania – np. próby ataków SQL Injection czy skryptów, które mogą wykraść dane z formularzy.

Każdy z tych elementów zasługuje na osobne omówienie. Jeśli chcesz je lepiej zrozumieć, kliknij w linki – przygotowaliśmy dla Ciebie osobne poradniki, które pokazują, jak działają w praktyce.

Umowa powierzenia danych z firmą hostingową

Jak już wiesz, jak widzisz tak naprawdę, zawarcie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych to nie formalność. To jeden z najważniejszych filarów zgodności z RODO, jeśli Twoja strona, sklep internetowy lub blog korzysta z hostingu, który obsługuje dane użytkowników. A tak się składa, że robi to praktycznie każdy hosting.

W teorii wszystko jest jasne – przepis mówi: jeśli przekazujesz dane osobowe firmie zewnętrznej, musisz zawrzeć umowę powierzenia przetwarzania danych. W praktyce jednak wiele osób albo nie wie, jak ta umowa powinna wyglądać, albo – co gorsza – w ogóle jej nie zawiera. A to ogromny błąd.

Czym właściwie jest umowa powierzenia?

Wróćmy trochę do początku tego artykułu, ale wyjaśnimy Ci dokładnie jak taka umowa wygląda. Z punktu widzenia RODO, jesteś administratorem danych, czyli to Ty decydujesz, jakie dane zbierasz, w jakim celu i jak długo je przechowujesz. Natomiast firma hostingowa – która udostępnia Ci infrastrukturę, gdzie te dane są faktycznie przechowywane – staje się podmiotem przetwarzającym dane w Twoim imieniu.

Umowa powierzenia reguluje tę relację. Ustala, kto za co odpowiada, jakie są zasady przetwarzania danych i jakie środki bezpieczeństwa mają być stosowane.

Co ważne, ta umowa nie jest wymagana tylko przy hostingu. Dotyczy również współpracy z biurem rachunkowym, firmą mailingową (np. MailerLite, GetResponse) czy agencją marketingową, która ma dostęp do danych klientów. Jeśli choć jedna z tych firm ma dostęp do danych osobowych Twoich użytkowników – musisz zawrzeć umowę powierzenia.

Co musi się znaleźć w dobrej umowie powierzenia?

RODO nie zostawia tutaj wiele miejsca na domysły. Rozporządzenie wyraźnie określa, co taka umowa musi zawierać – i nie chodzi tu o ogólnikowe zapewnienia, że „spełniamy standardy bezpieczeństwa”. Dobrze skonstruowana umowa powinna mówić wprost o:

Przedmiocie i czasie trwania przetwarzania: Czyli jakie dane są przetwarzane, w jakim zakresie i przez jaki czas. Na przykład: dane klientów sklepu w zakresie imienia, nazwiska, adresu e-mail i historii zamówień – przetwarzane do momentu zakończenia współpracy.

Charakterze i celu przetwarzania: Cel zawsze musi być zgodny z tym, co zadeklarujesz swoim użytkownikom. Jeśli Twoja strona to sklep internetowy, a hosting tylko przechowuje dane – celem będzie zapewnienie infrastruktury technicznej do realizacji sprzedaży.

Rodzajach danych i kategoriach osób: Czyli jakie konkretnie dane są przetwarzane (np. imię, e-mail, adres IP) i kogo one dotyczą (np. klienci sklepu, subskrybenci newslettera).

Obowiązkach hostingodawcy: Tu warto zwrócić uwagę, czy hosting zobowiązuje się do:

• regularnego tworzenia kopii zapasowych,
• stosowania szyfrowania danych,
• ograniczenia dostępu do serwerów,
• informowania Cię o naruszeniach w ciągu 72 godzin.

To nie są „ładne dodatki”, tylko absolutna podstawa, którą możesz – i powinieneś – egzekwować.

Zasadach dalszego powierzenia danych: To punkt, który często jest pomijany. A przecież wiele firm hostingowych korzysta z podwykonawców – na przykład firm zarządzających serwerowniami. Dlatego umowa powinna jasno mówić, czy hosting może przekazać dane kolejnemu podmiotowi (tzw. subprocesorowi) i na jakich zasadach. Najczęściej wymagana jest Twoja pisemna zgoda.

Na co uważać – typowe pułapki w umowach

Wielu właścicieli stron myśli: „Mam regulamin hostingu, oni tam pewnie coś wpisali o RODO – będzie dobrze”. Niestety, często właśnie w tych regulaminach kryje się pozorna zgodność, która nie wytrzyma kontroli.

• Pierwszy sygnał ostrzegawczy? Ogólniki. Jeśli hosting pisze: „Spełniamy wymogi RODO” i na tym kończy, to w praktyce nie masz żadnej gwarancji. Brakuje konkretów – a RODO właśnie ich wymaga.
• Druga kwestia to brak informacji o subprocesorach. Jeżeli hosting przekazuje dane innym firmom (np. operatorowi chmury), a Ty o tym nie wiesz – to Ty ponosisz odpowiedzialność, nie oni. Dlatego zawsze sprawdzaj, czy w umowie znajduje się lista podwykonawców lub przynajmniej informacja, że muszą uzyskać Twoją zgodę przed dalszym przekazaniem danych.
• I wreszcie – czas reakcji na naruszenia. RODO mówi wyraźnie: administrator musi zgłosić naruszenie danych osobowych do UODO w ciągu 72 godzin. Ale co z tego, jeśli hosting poinformuje Cię po tygodniu? Umowa powinna zawierać zapis, że firma hostingowa zobowiązuje się do niezwłocznego zgłoszenia incydentu, najlepiej wprost w ciągu 24–48 godzin.

Wnioski – czyli co warto zapamiętać

Dotarliśmy do końca tego poradnika – i jeśli czytasz te słowa, to znaczy, że poważnie podchodzisz do tematu ochrony danych na swojej stronie. I bardzo dobrze. Bo choć RODO potrafi odstraszyć skrótem i biurokratycznym językiem, to w gruncie rzeczy chodzi tu o coś prostego: o szacunek do danych Twoich użytkowników i Twoje bezpieczeństwo jako właściciela serwisu.

W tym artykule zebraliśmy wszystko, co musisz wiedzieć o RODO w kontekście hostingu – zaczynając od wyjaśnienia, czym właściwie jest hosting zgodny z RODO i dlaczego tak ważna jest fizyczna lokalizacja serwerów, przez kryteria wyboru usługi, która nie tylko działa szybko, ale też zapewnia realne bezpieczeństwo danych, aż po szczegóły dobrze skonstruowanej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, bez której – w świetle przepisów – możesz narazić się na poważne konsekwencje.

To jednak dopiero pierwszy krok. W kolejnych częściach serii opowiemy Ci:

• Jak zadbać o zgodność z RODO na Twojej stronie WWW (formularze, cookies, polityki prywatności),
• Co zrobić, żeby Twój sklep internetowy nie naruszał przepisów, nawet jeśli korzystasz z gotowych platform,
• Jak przygotować się na wypadek kontroli lub… wycieku danych.

Pamiętaj, RODO to nie jednorazowa akcja. To proces, który zaczyna się od mądrego wyboru – na przykład dobrego hostingu, który:

• pozwala Ci zawrzeć jasną umowę powierzenia,
• oferuje backupy, szyfrowanie i ochronę Twoich danych,
• mówi wprost, gdzie stoją jego serwery i kto ma do nich dostęp.

Chcesz mieć spokój i pewność, że działasz zgodnie z prawem? Zrób pierwszy krok. Sprawdź, z jakiego hostingu korzystasz. A jeśli coś budzi wątpliwości – napisz do nas, pomożemy Ci to ogarnąć.