Faktura VAT a faktura proforma – czym się różnią i który dokument służy do czego?

Jeśli płacisz za usługi internetowe – i nie tylko – zapewne spotkasz się zarówno z fakturą VAT, jak i dokumentem pro forma. Dla przedsiębiorcy faktura VAT jest dokumentem potwierdzającym zakup usługi i wykorzystywanym w rozliczeniach księgowych oraz podatkowych. Jeżeli wydatek spełnia odpowiednie warunki i pozostaje w związku z prowadzoną działalnością, może zostać ujęty w kosztach firmy. Zanim jednak otrzymasz fakturę VAT, sprzedawca może wystawić proformę. Warto od razu wyjaśnić najważniejszą różnicę: proforma nie jest fakturą. Jest dokumentem informacyjnym, który przedstawia warunki finansowe zamówienia i może stanowić podstawę do wykonania płatności.

Co to jest faktura VAT?

Faktura VAT jest dokumentem potwierdzającym sprzedaż towaru lub wykonanie usługi. Zawiera między innymi dane sprzedawcy i nabywcy, informacje o przedmiocie transakcji, wartości sprzedaży oraz – gdy ma to zastosowanie – podatku VAT.

Dla firmy faktura jest przede wszystkim dokumentem wykorzystywanym przy rozliczaniu zakupów związanych z działalnością. Sam fakt posiadania faktury nie oznacza jeszcze automatycznie, że każdy wydatek można zaliczyć do kosztów – musi on pozostawać w odpowiednim związku z prowadzoną działalnością i spełniać warunki określone w przepisach podatkowych.

Hosting strony firmowej, domena internetowa czy inne usługi wykorzystywane do prowadzenia biznesu są typowymi przykładami wydatków związanych z działalnością gospodarczą.

Jeśli chcesz otrzymywać dokumenty na właściwe dane, sprawdź również poradnik Jak zmienić dane do faktury w Panelu Klienta SEOHOST?.

Co to jest proforma?

Przede wszystkim proforma nie jest fakturą. W codziennym języku często używa się określenia „faktura proforma”, jednak z punktu widzenia przepisów podatkowych jest to po prostu dokument pro forma – nie jest fakturą VAT ani dokumentem księgowym.

Proforma przedstawia informacje dotyczące planowanej transakcji. Może wskazywać sprzedawcę i nabywcę, nazwę zamawianej usługi, kwotę do zapłaty, termin płatności oraz dane potrzebne do wykonania przelewu.

Na jej podstawie można więc dokonać płatności, ale sama proforma nie jest dokumentem, który księguje się tak jak właściwą fakturę VAT.

Ma to znaczenie również w przypadku firm, urzędów, szkół i innych instytucji, które posiadają własne procedury zakupowe. W niektórych organizacjach do realizacji płatności wymagany jest określony dokument lub akceptacja zamówienia zgodnie z wewnętrznymi zasadami obiegu dokumentów.

Faktura VAT a proforma – najważniejsze różnice

Faktura VAT i proforma za hosting

Faktura VAT za hosting nie jest żadnym szczególnym rodzajem faktury. Jest to zwykła faktura dokumentująca zakup usługi hostingowej.

W SEOHOST po zamówieniu usługi otrzymujesz najpierw proformę zawierającą informacje potrzebne do dokonania płatności. Po zaksięgowaniu wpłaty system generuje właściwą fakturę VAT, którą możesz pobrać z Panelu Klienta.

Jeżeli hosting jest wykorzystywany w działalności gospodarczej – na przykład utrzymujesz na nim stronę firmową, sklep internetowy, pocztę lub serwis wykorzystywany do świadczenia usług – wydatek taki pozostaje związany z prowadzonym biznesem i może być rozpatrywany jako koszt działalności zgodnie z właściwymi zasadami podatkowymi.

Proforma za domenę – dlaczego warto zwrócić na nią uwagę?

Analogiczny mechanizm działa przy rejestracji oraz odnawianiu domen internetowych. Proforma wskazuje kwotę potrzebną do zarejestrowania domeny lub przedłużenia jej na kolejny okres abonamentowy.

W przypadku domen dokument ten ma jednak dodatkowe znaczenie praktyczne. Domena jest usługą wykupywaną na określony czas – najczęściej na 12 miesięcy. Przed zakończeniem opłaconego okresu otrzymujesz informacje o zbliżającej się płatności, a w Panelu Klienta możesz sprawdzić dokument pro forma i termin odnowienia.

Jeżeli chcesz zachować ciągłość działania domeny, warto uregulować należność przed zakończeniem bieżącego okresu abonamentowego. Po wygaśnięciu domeny związana z nią strona internetowa, poczta oraz inne usługi korzystające z tego adresu mogą przestać działać.

Więcej informacji znajdziesz w artykule Informacje o zbliżających się płatnościach za domeny i hosting.

Gdzie znaleźć faktury i proformy w Panelu Klienta SEOHOST?

Po zalogowaniu do Panelu Klienta przejdź do sekcji Finanse. Znajdziesz tam osobne zakładki przeznaczone do obsługi dokumentów i płatności:

• Faktury proforma – tutaj znajdziesz wystawione dokumenty pro forma,
• Usługi do opłacenia – sprawdzisz usługi oczekujące na płatność,
• Faktury VAT – tutaj możesz wyświetlić i pobrać wystawione faktury,
• Transakcje – pozwalają sprawdzić historię wykonanych operacji i płatności.

Jeżeli prowadzisz firmę, przed dokonaniem płatności upewnij się również, że dane zapisane na koncie są aktualne. Zmiana danych w Panelu Klienta będzie stosowana przy kolejnych wystawianych dokumentach.