Czym są serwery wychodzące i przychodzące w poczcie elektronicznej i dlaczego warto o nich wiedzieć?

Znasz ten moment? Kupujesz hosting – może to być zwykły plan współdzielony, pakiet NVMe albo VPS – i dostajesz w mailu powitalnym całą listę informacji. Wśród nich pojawiają się dziwne sformułowania "serwer poczty wychodzącej i serwer poczty przychodzącej". I teraz zastanawiasz się: „Jak to serwery? Przecież kupiłem jeden hosting? Albo jeszcze lepiej: „Co mam z tym zrobić? Czy to coś z DNS-ami? Czy muszę coś konfigurować?”

Nie jesteś sam. Dla wielu właścicieli stron, freelancerów, firm, które dopiero stawiają pierwsze kroki w e-mail marketingu lub obsłudze firmowej poczty – te pojęcia brzmią abstrakcyjnie. Tymczasem to właśnie te serwery są kluczem do tego, by Twoja skrzynka e-mail zaczęła działać poprawnie: by mogła odbierać i wysyłać wiadomości, komunikować się ze światem, a nie trafiać od razu do spamu lub w ogóle nie działać.

Czym różni się serwer wychodzący od przychodzącego?

Różnica między serwerem wychodzącym a przychodzącym to jak różnica między nadawcą a odbiorcą listu. Serwer wychodzący to ten, który bierze Twoją wiadomość i wysyła ją w świat. Serwer przychodzący – to ten, który przechowuje wiadomości, które do Ciebie przyszły, i pozwala Ci je odebrać na komputerze, telefonie czy tablecie.

• Kiedy klikasz „Wyślij” w swoim kliencie pocztowym, e-mail najpierw trafia do serwera SMTP (serwera wychodzącego).
• Serwer ustala, do kogo ma iść wiadomość, kontaktuje się z odpowiednim serwerem odbiorcy i przekazuje ją dalej.

To jest moment, w którym wiadomość opuszcza Twój system.

Z kolei serwer przychodzący (czyli IMAP lub POP3) to miejsce, z którego Twoje urządzenia odbierają wiadomości. To ten serwer „trzyma” pocztę, dopóki jej nie przeczytasz – albo synchronizuje ją między urządzeniami (IMAP), albo pobiera i usuwa z serwera (POP3). Dzięki niemu widzisz, co do Ciebie przyszło, a nie co wysłałeś.

To dwa niezależne elementy jednego procesu. Jeśli konfigurujesz konto e-mail w Outlooku, Thunderbirdzie czy w telefonie, zawsze musisz podać osobno serwer wychodzący i przychodzący. To nie pomyłka – to właśnie wyraz tej podwójnej natury komunikacji e-mailowej.

Przyjrzyjmy się im bliżej. 

Serwery wychodzące w poczcie e-mail

Serwer wychodzący, czyli SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), to fundament każdej wysyłki maila. Kiedy piszesz wiadomość, wpisujesz odbiorcę, klikasz „Wyślij” – wtedy Twoje urządzenie kontaktuje się z serwerem SMTP. Ten z kolei analizuje adres odbiorcy, sprawdza do jakiej domeny należy i szuka odpowiedniego serwera docelowego, często za pomocą DNS.

Można to porównać do wysyłki listu przez tradycyjną pocztę – najpierw idzie on do sortowni, potem do kolejnej, a na końcu do lokalnej placówki, która go dostarcza. SMTP to ta właśnie sortownia, która wie, jak przekierować wiadomość na drugi koniec świata.

Serwery SMTP nie przechowują wiadomości. One je tylko przekazują dalej. Jeśli nie znajdą właściwego odbiorcy – próbują ponownie. A jeśli po kilku próbach dalej nie mogą ich dostarczyć – wiadomość wraca do nadawcy jako tzw. "Mail Delivery Failure".

Co ciekawe, narzędzia do e-mail marketingu, takie jak Mailchimp czy GetResponse, często korzystają z własnych serwerów SMTP. To znaczy, że wysyłają wiadomości w Twoim imieniu, ale technicznie nie wychodzą one z Twojej skrzynki. Ma to wpływ na to, gdzie taka wiadomość trafi – często ląduje w zakładce "Promocje", a nie w głównej skrzynce odbiorczej.

Serwery przychodzące w poczcie e-mail

Zupełnie inaczej wygląda to w przypadku poczty przychodzącej. Serwery przychodzące dzielą się na dwa typy: IMAP i POP3. I choć oba służą do odbierania poczty, ich działanie jest zupełnie inne.

• IMAP (Internet Message Access Protocol) działa na zasadzie synchronizacji. Wiadomości przechowywane są na serwerze, a Twoje urządzenia jedynie z nim się komunikują. Dzięki temu możesz czytać tę samą wiadomość na telefonie, laptopie i tablecie – i jeśli na jednym ją usuniesz, zniknie wszędzie. To wygodne rozwiązanie, jeśli korzystasz z poczty na wielu urządzeniach.
• POP3 (Post Office Protocol v3) to zupełnie inne podejście. Gdy Twoje urządzenie łączy się z serwerem POP3, pobiera wiadomości i zazwyczaj od razu kasuje je z serwera. Dzięki temu masz kopię maila tylko na swoim komputerze. To świetne rozwiązanie, jeśli chcesz mieć wszystko lokalnie, ale kompletnie nie sprawdza się w świecie mobilnym.

Różnicę między IMAP a POP3 najłatwiej zauważyć wtedy, gdy zgubisz telefon. W przypadku IMAP – wszystko nadal jest na serwerze i możesz odebrać pocztę z innego urządzenia (widzisz korespondencję wysłaną, odebraną, foldery). W przypadku POP3 – jeśli nie masz kopii zapasowej, wiadomości są stracone. Częściowo, bo możliwe, że masz aktywne pozostawianie kopii na serwerze, więc być może odzyskasz korespondencję, która do Ciebie przyszła.

Wybór między nimi nie jest przypadkowy – powinien zależeć od Twoich potrzeb. Jeśli chcesz mieć dostęp do poczty z różnych miejsc – wybierz IMAP. Jeśli pracujesz zawsze na jednym komputerze, offline – POP3 może być wystarczający.

Dlaczego warto znać serwery pocztowe?

Znajomość pojęć takich jak SMTP, IMAP i POP3 to coś więcej niż tylko wiedza dla informatyków. To praktyczne narzędzie, które pomaga Ci rozwiązywać problemy, konfigurować urządzenia i... po prostu rozumieć, co się dzieje z Twoją pocztą. Skonfigurować program pocztowy, albo samemu odnaleźć się np. w obszarze kopii zapasowych czy konfiguracji telefonu.

• Gdy Twoje maile trafiają do spamu, nie dochodzą do odbiorcy albo nie synchronizują się między telefonem a komputerem – to właśnie zrozumienie działania serwerów wychodzących i przychodzących pozwala zdiagnozować problem. Czasem wystarczy zmienić port, dodać uwierzytelnienie lub poprawić adres serwera, by wszystko zaczęło działać jak należy.
• To również kwestia bezpieczeństwa. Jeśli nie wiesz, jak działa serwer SMTP, nie zrozumiesz, jak ważne są protokoły zabezpieczające, takie jak SPF, DKIM czy DMARC. A bez nich Twoja domena może być łatwo podszywana – co stanowi realne zagrożenie dla Twojej firmy lub marki osobistej. 
• Wreszcie – chodzi o kontrolę. Kiedy konfigurujesz konto e-mail, nie musisz już zgadywać, co wpisać w pole „serwer wychodzący” i „serwer przychodzący” w Thunderbird, Mail w iPhone czy Poczta w Samsungu lub systemie Windows.  Wiesz dokładnie, czego potrzebujesz i dlaczego. A to daje spokój i niezależność – nawet w cyfrowym świecie.

Bezpieczeństwo poczty elektronicznej

SMTP jest niezwykle wygodny i szybki, ale... nieautoryzowany SMTP to zaproszenie do katastrofy. Brak zabezpieczeń może umożliwić fałszowanie nadawców (spoofing) i wysyłkę wiadomości podszywających się pod Twoją domenę. Zwracamy uwagę, że to właśnie dlatego domeny muszą mieć odpowiednio skonfigurowane rekordy zabezpieczające:

• SPF (Sender Policy Framework) – mówi, które serwery mogą wysyłać e-maile w imieniu Twojej domeny.
• DKIM (DomainKeys Identified Mail) – podpisuje cyfrowo wiadomość, by udowodnić, że nie została zmieniona po drodze.
• DMARC – określa politykę: co robić z wiadomościami, które nie przeszły testu SPF lub DKIM.

Więcej na ten temat znajdziesz w naszej dokumentacji: 

Jakie są serwery poczty wychodzącej i przychodzącej dla mojego adresu e-mail?

Zakładając, że posiadasz wydany i zainstalowany certyfikat SSL dla Twojego adresu, np. moja-firma.com, w konfiguracji programów pocztowych możesz używać następujących danych: 

• Serwer poczty przychodzącej IMAP: moja-firma.com, port 993, szyfrowanie: SSL/TLS,
• Serwer poczty przychodzącej POP3: moja-firma.com, port 995, szyfrowanie: SSL/TLS,
• Serwer poczty wychodzącej SMTP: moja-firma.com, port 587, szyfrowanie: STARTTLS.

Zakładając, że nie posiadasz certyfikatu SSL dla swojej domeny, ale chcesz bezpiecznie szyfrować transmisję, możesz użyć konfiguracji:

• Serwer poczty przychodzącej IMAP: h26.seohost.pl , port 993, szyfrowanie: SSL/TLS,
• Serwer poczty przychodzącej POP3: h26.seohost.pl , port 995, szyfrowanie: SSL/TLS,
• Serwer poczty wychodzącej SMTP: h26.seohost.pl , port 587, szyfrowanie: STARTTLS.

Pamiętaj, że adres h26.seohost.pl w tym przypadku jest przykładowym adresem hostingu w SEOHOST. 

Potrzebujesz pomocy przy konfiguracji poczty?

Jeśli po przeczytaniu tego artykułu czujesz się pewniej, ale nadal nie wiesz, jak ustawić swoją pocztę e-mail na komputerze, telefonie lub tablecie – nie martw się. Przygotowaliśmy szczegółowe instrukcje krok po kroku, które pomogą Ci przejść przez cały proces bez stresu.

Sprawdź instrukcje dla najpopularniejszych programów pocztowych:

• Jak skonfigurować pocztę w Mozilla Thunderbird
• Jak skonfigurować pocztę w Microsoft Outlook 2016
• Jak skonfigurować pocztę systemową w Windows 10
• Konfiguracja poczty w różnych programach pocztowych
• Rozwiązywanie problemów z wyjątkami bezpieczeństwa w programach pocztowych

Każdy poradnik zawiera zrzuty ekranu,  przykładowe ustawienia serwerów i wyjaśnienie najczęściej pojawiających się błędów.