Szablony odpowiedzi w korespondencji e-mail
Utrzymanie dobrych relacji z kontrahentami podczas obsługi poczty e-mail wymaga od nas ciągłego monitorowania nowej korespondencji i reagowania na nią, przesyłanie odpowiedzi. Kiedy nie możesz odebrać połączenia telefonicznego, jednym kliknięciem możesz przesłać wiadomość SMS do dzwoniącego, korzystając z szablonu wiadomości. Tak samo możesz ułatwić sobie komunikację korzystając z poczty e-mail. Dowiedz się, czym są szablony odpowiedzi i w jaki sposób możesz ich używać w korespondencji e-mail.
Odkryj pocztę SEOHOST:
Czym są szablony odpowiedzi?
Szablony odpowiedzi to gotowe wiadomości, szablony wiadomości, zapisane w ustawieniach poczty Webmail. Możesz z nich korzystać, redagując nową wiadomość lub odpowiadając na otrzymaną korespondencję.
Jednym kliknięciem wybierz szablon odpowiedzi, który zostanie automatycznie dodany do treści wiadomości, a następnie wyślij wiadomość.
Pracownicy na stanowiskach związanych z obsługą klienta muszą mieć doskonałe umiejętności komunikacyjne, aby codziennie zajmować się klientami. Nawet jeśli masz wieloletnie doświadczenie i potrafisz prowadzić rozmowy z klientami, niektóre z tych rozmów mogą być trudne. Dotyczy to tak samo Twojej pracy z klientem, ale również każdej innej sytuacji, w której po prostu potrzebujesz udzielić szybkiej odpowiedzi.
Jaka jest najlepsza odpowiedź, czy jest to skarga, sugestia, czy zwykłe zapytanie dotyczące oferowanego produktu lub usługi? I jak długo powinieneś odpowiadać na te e-maile? Zwłaszcza jeśli chodzi o skargi, naprawdę nie chcesz czekać zbyt długo na odpowiedź na ten e-mail.
Szablony odpowiedzi mogą być używane na różne sposoby, od prostych odpowiedzi z podziękowaniem za wiadomość i zapewnieniem o odpowiedzi na nią, po bardziej złożone wiadomości, których pisanie zajmie Ci dużo czasu, a podobnych pytań od klientów dostajesz więcej.
Jak tworzyć i używać szablonów odpowiedzi?
- Zaloguj się do poczty SeoHost.
- Z lewej strony ekranu odnajdziesz sekcję Ustawienia.
- Wybierz opcję Odpowiedzi i kliknij Utwórz.
- Wskaż nazwę szablonu odpowiedzi, a następnie jej treść.
- Kliknij HTML, aby skorzystać z edytora wizualnego.
- Zapisz szablon odpowiedzi.
Utwórz wiele szablonów odpowiedzi, a następnie przejdź do widoku listy wiadomości e-mail i kliknij wiadomość, na którą chcesz odpowiedzieć. Z szablonów możesz korzystać też podczas redagowania nowej wiadomości.
W oknie wiadomości e-mail, na górze ekranu znajdziesz przycisk Odpowiedzi. Skorzystaj z niego, następnie wybierz odpowiedź, która zostanie dodana do treści wiadomości.
Pamiętaj również, że w poczcie SeoHost Roundcube, możesz dodawać wiele podpisów, tworzyć tzw. profile konta, co w połączeniu z szablonami odpowiedzi, może sprawić, że korzystanie z poczty e-mail będzie jeszcze prostsze.