Czym są i jak tworzyć tożsamości poczty e-mail?

Tożsamość konta e-mail to zestaw ustawień, które określają, w czyim imieniu wysyłasz wiadomości i jak widzą Cię odbiorcy – od nazwy wyświetlanej, przez adres nadawcy, po automatyczny podpis i ukryte kopie. Dzięki prawidłowej konfiguracji w poczcie SEOHOST możesz z jednego konta obsługiwać wiele ról (np. imię i nazwisko, biuro, dział sprzedaży), zachowując porządek w korespondencji i spójny wizerunek firmy.

W tym artykule:

• Jakie parametry określa tożsamość konta?
• Jak ustawić jedną i wiele tożsamości konta e-mail?
• Podsumowanie

Jakie parametry określa tożsamość konta?

Tożsamość konta e-mail to z góry zdefiniowany zestaw parametrów, który opisuje nadawcę wiadomości i pozwala dopasowywać sposób prezentacji do różnych odbiorców przy korzystaniu z jednej skrzynki.

Tożsamość konta wprowadza z góry zdefiniowane parametry, wybrane dla Twojej skrzynki e-mail, pozwalając jednocześnie w ramach jednego adresu tworzyć wiele tożsamości i dopasowywać ich ustawienia do określonych potrzeb. Z tego powodu tożsamość konta określa:

• Nazwa wyświetlana: nazwa, którą zobaczy adresat wiadomości e-mail. Jest ona widoczna w skrzynce odbiorczej wraz z adresem e-mail. Najczęściej zawiera imię i nazwisko lub nazwę firmy,
• Adres e-mail: chociaż nie jest to zalecane z uwagi na tożsamość domeny i konta e-mail (w programach pocztowych można to skonfigurować na różne sposoby), możesz „przedstawić” się innym adresem e-mail niż ten, z którego fizycznie wysyłasz wiadomość,
• Podpis automatyczny: pozwala zdefiniować automatyczny podpis do wiadomości e-mail, który będzie umieszczany w korespondencji.

Ponadto, w zależności od programu pocztowego, tożsamości konta mogą dotyczyć innych ustawień, np. w poczcie SEOHOST możesz dodatkowo określić:

• Ukryta kopia: ustaw ukrytego odbiorcę, do którego każdorazowo zostanie przesłana kopia wiadomości, jeśli użyjesz tej tożsamości. To wygodne, gdy chcesz tworzyć kopie wysyłanej korespondencji na innym adresie e-mail,
• Odpowiedź do: zdefiniuj nowy adres e-mail, na który adresat prześle odpowiedź, kiedy kliknie Odpowiedz.

Jeśli dopiero zakładasz skrzynki dla swojej firmy, zadbaj także o stabilną infrastrukturę – sprawdź, jak wybrać niezawodny i szybki hosting pod pocztę firmową, aby Twoje wiadomości były dostarczane bez opóźnień i problemów z serwerem.

Jak ustawić jedną i wiele tożsamości konta e-mail?

Tożsamości konta e-mail konfigurujesz bezpośrednio w panelu poczty SEOHOST – możesz edytować istniejącą tożsamość lub dodać kolejne, a następnie wybrać, która z nich ma być używana domyślnie.

1. Zaloguj się do poczty SEOHOST i po lewej stronie ekranu przejdź do okna Ustawienia.
   
2. W widoku, który rozwinie się po lewej stronie, wybierz Tożsamości.
   
3. Następnie użyj jednej z opcji: kliknij istniejącą tożsamość, aby edytować ją, lub kliknij przycisk Utwórz, aby stworzyć nową.
   
4. Uzupełnij informacje o tożsamości konta, tworząc profil. Najważniejsze pola do wypełnienia to:
   • Nazwa wyświetlana: nazwa widoczna dla adresatów, np. imię i nazwisko lub nazwa firmy,
   • Adres e-mail: użyj adresu e-mail, na którego konto właśnie się zalogowałeś.
     
5. Uzupełnij dodatkowe pola, jak opisane wyżej Odpowiedź do, Ukryta kopia i Podpis.
6. Zaznacz opcję Domyślna, jeśli chcesz, aby ta tożsamość była automatycznie wybierana do redagowania wiadomości i odpowiadania na nie.
7. Kliknij Zapisz.

Zarządzanie tożsamościami bez wątpienia ma jedną największą korzyść, dla której warto utworzyć ich więcej niż jedną – to automatyczny podpis.

Każdorazowo tworząc tożsamość, czyli profil konta, zdefiniuj automatyczny podpis do wiadomości e-mail. Następnie, podczas redagowania wiadomości, możesz szybko zmieniać podpis – po prostu wybierz go z listy.

Więcej o automatycznym podpisie wyjaśniamy w dedykowanym artykule:

• Automatyczny podpis do wiadomości e-mail w poczcie SEOHOST

Podsumowanie: tworzyć tożsamości poczty e-mail

Tożsamości konta e-mail w poczcie SEOHOST pozwalają wygodnie zarządzać wieloma rolami i podpisami z jednej skrzynki, a jednocześnie dbać o spójność wizerunku nadawcy w oczach odbiorców. Warto poświęcić chwilę na ich konfigurację, aby każda wysyłana wiadomość od razu wyglądała profesjonalnie, była poprawnie opisana i trafiała na właściwy adres zwrotny.

Pamiętaj, że po zmianie danych nadawcy lub dodaniu nowej tożsamości najlepiej wysłać testową wiadomość na inny adres (np. prywatny), aby sprawdzić, jak wygląda nazwa wyświetlana, podpis oraz konfiguracja pól „Odpowiedź do” i „Ukryta kopia”. Dzięki temu unikniesz pomyłek w ważnej korespondencji służbowej.