Jak ustawić podpis do wiadomości e-mail w poczcie SEOHOST?
Codziennie wysyłasz i odbierasz dziesiątki wiadomości, a każdy e-mail to małe okienko, w którym możesz pokazać swoją markę, kompetencje i sposób kontaktu. Dobrze zaprojektowany podpis to nie tylko grzecznościowe zakończenie, ale stały, tani i skuteczny element marketingu – widoczny pod każdą wiadomością wysyłaną z poczty Webmail Roundcube oraz klientów takich jak Outlook czy Thunderbird. W naszym poradniku znajdziesz instrukcję krok po kroku, jak ustawić podpis e-mail, zarządzać różnymi wariantami i wykorzystać go jako wizytówkę firmy.
Z tego artykułu dowiesz się:
- Jakie informacje dodać do podpisu?
- Jak ustawić podpis do wiadomości e-mail?
- Jak zmienić podpis podczas redagowania wiadomości e-mail?
- Podsumowanie
Jakie informacje dodać do podpisu?
Twój podpis e-mail musi zawierać informacje niezbędne do skontaktowania się z Tobą oraz wszelkie inne dane istotne dla Twoich odbiorców. Oto lista elementów, które możesz w nim uwzględnić:
- Pełne imię i nazwisko
- Stanowisko
- Nazwa firmy
- Numer telefonu komórkowego
- Numer telefonu do biura
- Adres biura
- Zdjęcie profilowe i/lub logo (lub oba)
- Ikony społecznościowe (opcjonalnie, ale zalecane)
- Baner promocyjny (opcjonalnie).
Podpis do wiadomości e-mail jest Twoją wizytówką i jednocześnie wizytówką firmy, którą reprezentujesz. Obecne standardy tworzenia podpisów pozwalają wprowadzić wiele nowych elementów, które mogą przełożyć się na zwiększenie zainteresowania ofertą, a także podnieść wiarygodność, np. w czasie kontaktu z potencjalnymi klientami.
Ważne jest, aby komponując podpis do wiadomości e-mail, skupić się na tym, co naprawdę jest ważne dla Ciebie i może być ważne oraz przydatne dla odbiorcy wiadomości. Baner promujący nową ofertę firmy nie będzie przesadą, ale umieszczanie kilkunastu linków do produktów nie będzie wyglądało dobrze.
Konfigurując stopkę w poczcie firmowej, warto przy okazji zadbać o stabilne zaplecze techniczne – sprawdź, jaki niezawodny i szybki hosting pod pocztę firmową i stronę WWW wybrać , aby podpisy z logo i grafiką ładowały się szybko, a Twoje wiadomości były dostarczane bez problemów.
Jak ustawić podpis do wiadomości e-mail?
Ustawienia podpisów do wiadomości e-mail dostępne są po zalogowaniu do poczty Webmail Roundcube. Oczywiście, jeśli korzystasz z klienta poczty, np. Thunderbird, Outlook czy Gmail, znajdziesz dedykowane opcje dla podpisów, gdzie skonfigurujesz je w konkretnej aplikacji.
Poczta Webmail to aplikacja do obsługi poczty e-mail w przeglądarce internetowej. Tak jak wszystkie programy pocztowe, pozwala skonfigurować profil konta i automatyczny podpis do wiadomości e-mail.
Podpis do wiadomości e-mail tworzony jest w ramach tzw. tożsamości – profilu konta: Czym są i jak tworzyć tożsamości poczty e-mail?
Profil konta określa adres e-mail nadawcy, nazwę nadawcy (widoczną obok adresu e-mail na koncie adresata wiadomości) oraz podpis do wiadomości. Ponadto możesz skonfigurować też inne dodatkowe opcje, np. domyślnego adresata ukrytej kopii UDW.
- Zaloguj się do poczty SEOHOST na stronie poczta.seohost.pl.
- Pierwsze logowanie? Zaloguj się do poczty SEOHOST z naszym poradnikiem.
- Z lewej strony ekranu poczty Roundcube wybierz Ustawienia > Tożsamości.
- Edytuj istniejącą tożsamość, klikając w nazwę, lub Utwórz nową.
- Uzupełnij informacje o profilu konta, jego tożsamości:
- Nazwa wyświetlana: podaj imię i nazwisko lub inną nazwę nadawcy, widoczną dla adresata wiadomości,
- E-mail: wprowadź adres e-mail, z którego korzystasz (konieczne, jeśli posiadasz aliasy konta),
- Odpowiedź do: opcjonalnie, podaj adres e-mail, na który zostanie wysłana wiadomość, jeśli adresat kliknie Odpowiedz, aby wysłać Ci wiadomość zwrotną,
- Ukryta kopia: opcjonalnie, podaj adres e-mail konta, na które zostanie wysłana ukryta kopia wiadomości podczas redagowania wiadomości,
- Podpis: uzupełnij podpis do wiadomości e-mail, przypisany do tożsamości,
- Domyślna: włącz, jeśli ten podpis ma być domyślnie dodawany do każdej wiadomości.
- Kliknij HTML, aby przejść do edytora wizualnego i formatować podpis, np. dodać kolory, ustawić wyrównanie, umieścić hiperłącze, dodać obrazek lub edytować kod źródłowy.
- Zapisz ustawienia.
Możesz utworzyć wiele tożsamości, tworząc przy tym wiele podpisów. Nawet jeśli używasz tej samej nazwy wyświetlanej, np. Jan Kowalski, ale potrzebujesz mieć wiele podpisów na różne okazje, np. prywatny, firmowy, anglojęzyczny itp., utwórz wiele tożsamości.
Przeczytaj także:
Jak zmienić podpis podczas redagowania wiadomości e-mail?
Jeśli posiadasz jedną tożsamość i jeden domyślny podpis, będzie on wstawiany do każdej wiadomości (zaznaczona opcja > domyślny). Możesz go usunąć, jeśli nie potrzebujesz go w danej chwili, i wysłać wiadomość bez podpisu.
Kiedy masz wiele tożsamości, a przy tym potrzebujesz korzystać z wielu podpisów – w zależności od okazji – możesz szybko przełączać się między profilami konta, zmieniając podpis. W ten sposób zmienisz nadawcę wiadomości oraz przypisany do niego podpis. Możesz utworzyć wiele wariantów podpisów i tożsamości.
- Utwórz nową wiadomość e-mail lub odpowiedz na otrzymaną korespondencję.
- W polu Od kliknij i rozwiń dostępne profile (tożsamości).
- Wybierz z listy interesujący Cię profil.
- Zwróć uwagę, że zmieni się także podpis do wiadomości e-mail.
Podsumowanie: podpis do wiadomości e-mail
Dobrze zaprojektowany, spójny z wizerunkiem firmy podpis e-mail sprawia, że każda wiadomość wygląda profesjonalnie, a odbiorca od razu wie, z kim ma do czynienia i jak może się skontaktować. Warto wykorzystać możliwości poczty Webmail Roundcube i tożsamości konta, aby przygotować kilka wariantów podpisu – np. sprzedażowy, ogólny i w języku obcym – oraz przypisać je do odpowiednich profili nadawcy.
Po skonfigurowaniu podpisu wyślij kilka testowych wiadomości na różne adresy (służbowy, prywatny, zewnętrzny), aby sprawdzić, jak stopka wyświetla się na komputerze i w telefonie. Dzięki temu upewnisz się, że linki działają, dane kontaktowe są czytelne, a logo i grafiki nie zaburzają układu wiadomości u Twoich odbiorców.