Do czego służą pola DO, DW i UDW w programie pocztowym?
Wysyłanie wiadomości e-mail jest tak rutynowe, że łatwo zapomnieć, jak dużo decyduje się w kilku polach adresatów. To właśnie tam określasz, kto jest głównym odbiorcą, kto trafia tylko „do wiadomości”, a czyja obecność ma pozostać niewidoczna dla pozostałych. W tym poradniku wyjaśniamy, co oznaczają pola DW (CC) i UDW (BCC), jak ich używać, żeby zachować porządek w korespondencji, zadbać o prywatność odbiorców i uniknąć wpadek przy wysyłce e-maili w poczcie SEOHOST.
Z tego artykułu dowiesz się:
- Co to jest DW i UDW?
- Do czego służą i kiedy używać DW i UDW?
- Jak wysłać wiadomość DO, DW i UDW?
- Podsumowanie
Co to jest DW i UDW?
DW, z angielskiego CC (carbon copy), to pole „Do wiadomości”. Umieszczasz w nim adresy e-mail osób, które mają otrzymać kopię wiadomości – widzą one całą treść oraz wszystkich odbiorców wpisanych w polach DO i DW.
Czym zatem różni się od pola „Do”? Technicznie każda z tych osób dostaje tę samą wiadomość, ale w komunikacji biznesowej pole „Do” traktujemy jako miejsce dla głównego adresata (osoby, od której oczekujesz działania lub odpowiedzi), a adresy zawarte w polu „DW” wskazują odbiorców drugorzędnych – takich, których chcesz jedynie poinformować o treści wiadomości.
Adresy e-mail zawarte w UDW są ukryte. UDW, czyli z angielskiego BCC (blind carbon copy), służy do wysyłki kopii wiadomości w taki sposób, aby osoby z pola DO i DW nie widziały, kto został wpisany w UDW. Co ważne, również odbiorcy z pola UDW nie widzą swoich adresów nawzajem.
To pole idealnie nadaje się do przesyłania mailingu lub zbiorczej oferty, którą chcesz w jednej wiadomości przekazać do wielu adresatów, nie ujawniając całej listy. W przypadku korespondencji biznesowej warto wysyłać wiadomości z adresu opartego o własną domenę firmową, co wygląda znacznie bardziej profesjonalnie niż korzystanie z darmowych skrzynek.
Pole UDW działa niezależnie od pól DO i DW, a więc nie musisz używać ich razem. Pamiętaj jednak, że adresaci pola UDW mogą zobaczyć odbiorców wiadomości wskazanych w polach DO i DW, natomiast sami pozostają niewidoczni dla pozostałych.
Do czego służą i kiedy stosuje się każdy z nich?
E-maile z DW
Wiadomości, które zawierają skopiowane adresy (pole DW/CC), to zazwyczaj takie, w których nadawca chce rozróżnić poziomy między odbiorcami i jednocześnie, aby wszyscy widzieli, do kogo trafił e-mail.
Bardzo często służbowe wiadomości e-mail mają co najmniej jednego głównego odbiorcę w polu „Do” (do którego e-mail jest faktycznie adresowany) i co najmniej jednego odbiorcę drugorzędnego w polu „DW” (osoby, które nadawca uważa za ważne w kontekście danego wątku, ale od których nie oczekuje bezpośredniego działania).
Zwróć uwagę, że odpowiadając na wiadomość e-mail, warto sprawdzić, ilu adresatów zostało wskazanych i odpowiednio skorzystać z opcji Odpowiedz lub Odpowiedz wszystkim, żeby przypadkowo nie pominąć kogoś z listy albo nie włączyć niepotrzebnie całej grupy.
E-maile z UDW/BCC
Ukryte kopie wiadomości są szeroko stosowane w marketingu e-mailowym, na przykład podczas wysyłania masowych wysyłek, biuletynów informacyjnych lub ofert promocyjnych. Powodem ich popularności jest możliwość ochrony adresów wszystkich odbiorców – osoby z pola UDW nie widzą siebie nawzajem ani innych ukrytych kontaktów.
Dlatego ogromną zaletą pola UDW/BCC jest to, że zachowuje prywatność i tożsamość odbiorców, co pomaga trzymać się przepisów o ochronie danych osobowych (np. RODO) i ogranicza ryzyko przypadkowego ujawnienia całej listy mailingowej.
Wybór użycia DW i UDW jest zwykle podyktowany celem wiadomości. Gdy chcesz, aby e-mail dotarł do wielu osób i wszystkie wiedziały, do kogo oraz do ilu adresatów został wysłany, użyjesz „DW”. Jeśli zależy Ci na tym, aby odbiorcy nie znali nawzajem swoich adresów e-mail, wybierzesz „UDW”.
Jeśli właśnie porządkujesz listy mailingowe i konfigurujesz pocztę firmową, zadbaj także o infrastrukturę serwerową – dobrze dobrany niezawodny i szybki hosting pod pocztę firmową i stronę WWW pomaga w dostarczalności e-maili, bezpieczeństwie wiadomości oraz stabilnej pracy skrzynek.
Jak wysłać wiadomość DO, DW i UDW?
Redagowanie nowych wiadomości e-mail i przesyłanie ich do jednego lub wielu adresatów opisaliśmy w osobnym artykule:
Po zalogowaniu do poczty SEOHOST i kliknięciu Utwórz, możesz redagować wiadomość, a także wskazać jej adresatów za pomocą pól DO, DW i UDW. Jak wysłać wiadomość do ukrytego odbiorcy albo zredagować wiadomość do wielu adresatów?
- Zaloguj się do poczty SEOHOST pod adresem poczta.seohost.pl
- Pierwsze logowanie? Zaloguj się do poczty SEOHOST z naszym poradnikiem.
- Utwórz nową wiadomość lub odpowiedz na otrzymaną korespondencję.
- W polu DO wprowadź odbiorcę lub wielu odbiorców wiadomości (opcjonalnie).
- Kliknij + Dodaj odbiorcę.
- Z rozwijanej listy wybierz odpowiednio Kopia (DW) lub Ukryta kopia (UDW).
- Wprowadź adresy e-mail lub wybierz je z książki adresowej.
- Dodaj temat i treść wiadomości, opcjonalnie wybierz Dołącz plik (załącznik).
- Wyślij wiadomość.
Pamiętaj, że aby skorzystać z pola DW, konieczne jest podanie adresatów w polu DO. Aby skorzystać z UDW, nie musisz używać pól DO i DW – możesz wysłać wiadomość wyłącznie do ukrytych odbiorców. Możesz także połączyć wszystkie pola odbiorców, pamiętając, że adresaci UDW są ukryci, ale wiedzą o adresatach pól DO i DW.
Przeczytaj także:
- Jak wysłać wiadomość e-mail DW i UDW w programach pocztowych?
- Jak dodać załącznik do wiadomości e-mail w poczcie SEOHOST?
Podsumowanie
Prawidłowe korzystanie z pól DO, DW i UDW pomaga lepiej zarządzać korespondencją e-mail, jasno rozdzielać role odbiorców i jednocześnie dbać o prywatność adresów. DW (CC) najlepiej sprawdza się wtedy, gdy chcesz kogoś „dołączyć do wiadomości”, a UDW (BCC) – gdy zależy Ci na masowej wysyłce bez ujawniania całej listy mailingowej.
Przed wysłaniem ważnej wiadomości zawsze rzuć okiem na pola DO, DW i UDW – upewnij się, że główny adresat jest we właściwym miejscu, a lista w UDW nie zawiera przypadkowych kontaktów. Dzięki temu unikniesz nieporozumień, wycieku adresów e-mail i zachowasz profesjonalny wizerunek w każdej korespondencji.