Jak stworzyć i udostępnić Dysk Google?

Udostępnianie plików i folderów za pomocą Dysku Google to znakomita alternatywa dla klasycznych usług hostingowych.
Choć dane trafiają na zewnętrzne serwery Google, to w wielu przypadkach – zwłaszcza gdy korzystasz z ekosystemu Google (np. Gmail, Dokumenty, Kalendarz) – jest to rozwiązanie znacznie wygodniejsze niż przesyłanie plików przez FTP. Co więcej, udostępnianie w Google Drive działa szybko, intuicyjnie i umożliwia synchronizację między urządzeniami i kontami użytkowników.

W tym poradniku pokażemy Ci krok po kroku:

• Jak zalogować się do Google Drive?
• Jak udostępnić plik lub folder z Google Drive?
  • Metoda 1: Udostępnienie pliku lub folderu Google Drive konkretnej osobie
  • Metoda 2: Udostępnienie pliku lub folderu Google Drive przez link
• Jak kontrolować uprawnienia? (I dlaczego to takie ważne?)
• Jak sprawdzić, komu udostępniasz pliki?
• Jak cofnąć udostępnienie?

Pamiętaj, że do obsługi Google Drive potrzebujesz konta Google – Gmail, konto YouTube, Google Workspace cokolwiek z logo Google wystarczy! To jedno i to samo konto. 

Jak zalogować się do Google Drive?

Aby w ogóle móc udostępniać pliki i foldery, najpierw musisz mieć dostęp do Google Drive. I tu dobra wiadomość – masz kilka opcji:

• Na komputerze w przeglądarce: po prostu wpisz drive.google.com. Jeśli jesteś już zalogowany na swoje konto Google (np. Gmail, YouTube), zostaniesz przeniesiony od razu do swojego Dysku.
• W aplikacji desktopowej: zainstaluj Google Drive for Desktop – pozwala synchronizować foldery między komputerem a chmurą. Dysk Google będzie widoczny nawet w sekcji Mój komputer, możesz też ustawiać synchronizacje określonych folderów i plików. 
• Na telefonie: pobierz aplikację Google Drive z Google Play (Android) lub App Store (iOS). Idealna, gdy chcesz coś szybko podejrzeć lub przesłać dalej. Jeśli korzystasz z systemu Android, Dysk Google został domyślnie zainstalowany. 

Wprowadź swój adres e-mail i hasło, a następnie kliknij „Zaloguj się”, aby przejść do swojego Dysku Google. W przypadku aplikacji mobilnych logowanie zwykle nie będzie konieczne – system Android automatycznie rozpozna Twoje konto Google, które już jest powiązane z urządzeniem.

Na iOS wygląda to nieco inaczej, ponieważ Google (w tym Gmail i Dysk) nie są domyślnymi aplikacjami do obsługi poczty ani chmury, dlatego logowanie może wymagać ręcznego dodania konta Google.

Jak udostępnić plik lub folder z Google Drive?

Udostępnianie w Google Drive jest naprawdę intuicyjne – i działa niemal tak samo niezależnie od urządzenia. Natomiast pamiętaj, że możesz udostępnić zarówno folder z plikami, jak również poszczególne, pojedyncze pliki. Warto, żebyś o tym pamiętał, zanim udostępnisz zdjęcia z wakacji z raportem kwartalnym swojemu przełożonemu. Oto podstawowe sposoby:

Metoda 1: Udostępnienie pliku lub folderu Google Drive konkretnej osobie

Najprostszy sposób to kliknięcie przycisku „Udostępnij” i wpisanie adresu e-mail odbiorcy. Wystarczy, że wybierzesz plik lub folder, klikniesz „Udostępnij” i podasz adres e-mail osoby, której chcesz udostępnić dostęp. Choć w tej metodzie również generowany jest link do zasobu (co dokładnie omówimy przy metodzie drugiej), to w przypadku, gdy odbiorcą jest użytkownik Google – zyskuje on coś więcej. Oprócz powiadomienia e-mail, w jego Dysku Google automatycznie pojawi się nowa sekcja „Udostępnione dla mnie”, gdzie znajdzie wszystkie pliki i foldery, które ktoś mu udostępnił.

1. Kliknij prawym przyciskiem myszy na plik lub folder.
2. Wybierz „Udostępnij” (Share).
3. Wpisz adres e-mail osoby, której chcesz dać dostęp.
4. Wybierz poziom dostępu (więcej o tym za chwilę!).
5. Kliknij Wyślij (Send) – osoba otrzyma e-mail z linkiem.

Metoda 2: Udostępnienie pliku lub folderu Google Drive przez link

Druga metoda jest jeszcze prostsza i bardziej elastyczna. Polega na wygenerowaniu specjalnego linku URL do pliku lub folderu. Możesz go dowolnie udostępniać – e-mailem, przez komunikator, SMS-em, a nawet umieścić na stronie internetowej. Wystarczy, że klikniesz „Udostępnij”, wybierzesz opcję „Każdy, kto ma link”, ustawisz odpowiednie uprawnienia (np. tylko wyświetlanie lub edycja), a następnie skopiujesz link i prześlesz go dalej.

1. Zamiast wpisywać e-mail, kliknij „Kopiuj link”.
2. Zmień dostęp z „Ograniczony” na „Każdy, kto ma link”.
3. Wybierz, czy osoby z linkiem mają prawo wyświetlania, komentowania czy edycji.
4. Skopiuj link i przekaż go komu chcesz (np. przez Messengera, Slacka, SMS-a).

Pamiętaj: link może być publiczny (dostępny dla każdego) lub ograniczony tylko do zaproszonych – wybór należy do Ciebie.

Jak kontrolować uprawnienia? (I dlaczego to takie ważne?)

Kontrola uprawnień to kluczowy element udostępniania plików w Google Drive. To właśnie od niej zależy, co inni użytkownicy mogą zrobić z Twoimi dokumentami – czy tylko je zobaczyć, komentować, czy edytować. Odpowiednie ustawienie poziomu dostępu pozwala zachować porządek, bezpieczeństwo danych i kontrolę nad zmianami w plikach.

Dostęp możesz przyznać na jednym z trzech poziomów:

• Wyświetlanie – odbiorca może jedynie przeglądać plik. Nie może wprowadzać żadnych zmian ani dodawać komentarzy. To dobre rozwiązanie, gdy zależy Ci wyłącznie na udostępnieniu treści do wglądu.
• Komentowanie – pozwala zgłaszać uwagi i sugestie w trybie komentowania, bez możliwości edycji samego dokumentu. Świetna opcja przy współpracy nad tekstem lub prezentacją.
• Edycja – pełny dostęp do pliku. Użytkownik może wprowadzać zmiany, dodawać lub usuwać treści, a także współpracować w czasie rzeczywistym. Ta opcja sprawdza się w pracy zespołowej, ale wymaga zaufania do odbiorcy.

Nasza rada: udostępnianie to świetne narzędzie – ale rób to z głową!

Udostępnianie plików i folderów w Google Drive naprawdę ułatwia pracę zespołową i dzielenie się informacjami. Ma jednak jedną potencjalną wadę: łatwo stracić kontrolę nad tym, co, komu i na jak długo zostało udostępnione. Wystarczy jeden klik i plik może być dostępny dla większej liczby osób, niż zakładałeś – dotyczy to udostępniania np. całych folderów a nie subfolderów czy plików. Problem jest też czas - nie ma ograniczeń czasowych, np. udostępnij na 2h. Tak długo, jak nie wyłączysz udostępniania, tak długo osoba, która ma dostęp, będzie te zasoby widziała.

Dlatego polecamy m.in. udostępniać całe, nowe foldery zamiast pojedynczych plików. Dlaczego?

• Udostępniony folder zyskuje charakterystyczną ikonę (mały symbol ludzika), która jasno informuje, że dostęp do niego ma więcej osób.
• Dzięki temu już na pierwszy rzut oka widzisz, które katalogi są współdzielone, bez konieczności sprawdzania każdego pliku osobno.
• Tymczasem pojedynczy plik, nawet jeśli go udostępnisz, nie zmienia swojego wyglądu – łatwo więc zapomnieć, że jest on dostępny publicznie lub dla określonych osób.

Jak sprawdzić, komu udostępniasz pliki?

Jeśli chcesz zyskać kontrolę nad aktualnymi udostępnieniami, skorzystaj z prostego narzędzia dostępnego w Google Drive.

• Przejdź do widoku folderu lub katalogu głównego Dysku.
• Na górze ekranu kliknij przycisk „Osoby” (lub „Udostępnione” w zależności od wersji językowej).
• Zobaczysz listę wszystkich osób i kont, którym coś udostępniasz.
• Po kliknięciu konkretnego odbiorcy, Google Drive pokaże Ci dokładnie, które pliki i foldery są dla niego widoczne – także te udostępnione przez link.

To bardzo pomocna funkcja, jeśli pracujesz z wieloma osobami lub prowadzisz projekty współdzielone z klientami czy zespołem.

Jak cofnąć udostępnienie w Google Drive?

To równie proste jak samo udostępnianie:

1. Kliknij prawym przyciskiem myszy na plik lub folder.
2. Wybierz opcję „Udostępnij”.
3. W oknie, które się pojawi, możesz:
   • Usunąć konkretne osoby z listy odbiorców.
   • Wyłączyć udostępnianie przez link (zmieniając dostęp „Każdy, kto ma link” na „Tylko Ty” lub „Ograniczony”).

Od tego momentu wskazane osoby stracą dostęp do pliku – niezależnie od tego, czy miały link, czy były dodane na listę odbiorców.