Jak dodać dane odbiorcy faktury w Panelu klienta?
Rejestrując konto w SEOHOST, domyślnie Twoje dane profilowe są używane do wystawiania wszystkich dokumentów księgowych. Jednak nasz system pozwala na wprowadzenie dodatkowych danych Odbiorcy faktury. Jest to rozwiązanie dedykowane specyficznym podmiotom, takim jak jednostki budżetowe czy korporacje wielooddziałowe, gdzie występuje rozbieżność między płatnikiem (Nabywcą) a jednostką korzystającą z usługi (Odbiorcą).
- Kiedy należy stosować odrębne dane Odbiorcy?
- Jak dodać dane Odbiorcy w Panelu Klienta?
- Dane Odbiorcy a faktury ustrukturyzowane KSeF
Pamiętaj, że w dobie wdrażania systemu KSeF, poprawne rozdzielenie tych danych jest niezbędne dla sprawnego procesowania dokumentów XML. Upewnij się, że wprowadzone w Paneli klienta SEOHOST dane są poprawne.
Kiedy należy stosować odrębne dane Odbiorcy?
Z tej opcji korzystają przede wszystkim firmy i instytucje, w których proces zakupowy jest scentralizowany pod jednym numerem NIP, ale koszty muszą być przypisane do konkretnej lokalizacji lub jednostki podległej. Najczęstsze przypadki to:
- Jednostki Samorządu Terytorialnego: Nabywcą jest Gmina lub Powiat, natomiast Odbiorcą konkretny Urząd, Szkoła lub MOPS.
- Firmy wielooddziałowe: Faktura wystawiana jest na centralę, ale w polu odbiorcy widnieje adres konkretnego oddziału handlowego.
- Holdingi: Gdy jedna spółka dokonuje zakupów operacyjnych dla innej jednostki wewnątrz grupy kapitałowej.
Jak dodać dane Odbiorcy w Panelu Klienta?
Wprowadzenie tych danych w naszym Panelu klienta w SEOHOST jest proste i wymaga jedynie kilku kroków w module zarządzania profilem. Dzięki temu każda kolejna wygenerowana faktura będzie automatycznie zawierać poprawny podział podmiotów.
- Zaloguj się do swojego Panelu Klienta.
- W menu bocznym przejdź do zakładki Ustawienia, a następnie wybierz ponownie Ustawienia.
- Znajdź sekcję opisaną jako Dane Odbiorcy (znajduje się ona pod danymi głównymi Nabywcy) i zaznacz Uzupełnij dane odbiorcy.
- Wypełnij wymagane pola: NIP, nazwa jednostki, ulica, kod pocztowy oraz miasto, opcjonalnie zaznacz Jednostka samorządu terytorialnego.
- Zapisz zmiany przyciskiem na dole strony.
Od tego momentu wszystkie dokumenty – w tym dokument pro forma oraz faktury końcowe VAT – będą posiadały oba zestawy danych, co jest kluczowe dla prawidłowego obiegu dokumentów w księgowości ustrukturyzowanej.
Dane Odbiorcy a faktury ustrukturyzowane KSeF
Warto pamiętać, że w systemie KSeF faktura nie jest już plikiem wizualnym, a zbiorem danych w formacie XML. Pola dotyczące Nabywcy i Odbiorcy są w tej strukturze ściśle zdefiniowane.
Poprawne uzupełnienie tych pól w Panelu Klienta SEOHOST gwarantuje, że wysyłana przez nas e-faktura trafi do odpowiedniego węzła w systemie ministerialnym i zostanie automatycznie przypisana do właściwego płatnika.