Czy zakup domeny to koszt firmowy?

Zakup domeny internetowej to jedna z pierwszych decyzji, jakie podejmuje przedsiębiorca wkraczający do świata online. Choć z pozoru prosta, rodzi wiele pytań – zwłaszcza tych dotyczących księgowości. Czy domena to koszt firmowy? A może środek trwały lub wartość niematerialna i prawna? Jak ją rozliczyć, by nie mieć problemów z urzędem skarbowym? W tym artykule wyjaśniamy wszystkie wątpliwości i pokazujemy, jak poprawnie zaksięgować wydatek na domenę, bez względu na formę Twojej działalności.

• Czy domena internetowa jest kosztem firmowym?
• Czy domena internetowa jest WNiP?
• Złożoność kosztów firmowej strony internetowej
• Metody rozliczania kosztów domeny
• Różnice w zależności od formy działalności
• Czy zakup domeny to koszt firmowy: podsumowanie

Czy domena internetowa jest kosztem firmowym?

Tak. Zakup (i odnowienie) domeny jest co do zasady kosztem uzyskania przychodu jako usługa związana z prowadzeniem strony/marketingu. Domena nie jest z reguły „wartością niematerialną i prawną” (WNiP), więc nie podlega amortyzacji — koszt ujmujesz bezpośrednio (w PKPiR zwykle kol. 13 „pozostałe wydatki”). Pamiętaj, że domena to pierwszy punkt kontaktu z klientami, element strategii marketingowej i narzędzie budowania rozpoznawalności marki.

Tak – zakup domeny można w pełni zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w każdej formie prowadzenia działalności (JDG, spółka, działalność nierejestrowana, itp.). Wynika to z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT oraz z licznych interpretacji podatkowych.

Domena spełnia kryteria kosztu: służy promocji, budowie wizerunku i pozyskiwaniu klientów.

Czy domena internetowa jest WNiP?

Nie. Domena internetowa nie jest uznawana w polskim prawie bilansowym ani podatkowym za wartość niematerialną i prawną (WNiP).

Nabycie domeny to w istocie prawo do korzystania na podstawie umowy podobnej do najmu/dzierżawy, nie zaś nabycie prawa majątkowego jak licencja na program czy prawa autorskie — dlatego domena sama w sobie nie jest WNiP.

Niestety pojęcie domeny internetowej jest często mylnie interpretowane w kontekście księgowym. Z perspektywy prawa podatkowego, domena internetowa nie jest traktowana jako Wartość Niematerialna i Prawna (WNiP). Katalog WNiP, od których dokonuje się odpisów amortyzacyjnych, jest zamknięty i ściśle określony w przepisach ustaw o podatku dochodowym. Prawa do domen internetowych nie zostały w nim uwzględnione.

Wydatki na domenę księgujesz jako koszty usług (pośrednie), ewentualnie rozliczane w czasie, jeśli faktura obejmuje dłuższy okres (np. 12 miesięcy).

Wyjątki dotyczą nie domeny, tylko strony www/oprogramowania: jeśli kupujesz (od innego podmiotu) stronę wraz z licencją lub prawami autorskimi, wtedy taka strona może być WNiP i podlegać amortyzacji (co do zasady min. 24 mies. dla praw autorskich/licencji). Gdy praw nie nabywasz — to zwykła usługa i koszt bieżący. Dla WNiP o wartości ≤ 10 000 zł możliwy jest jednorazowy koszt w miesiącu przyjęcia do używania.

Niezwykle ważne jest również zrozumienie, że prawo do domeny nie jest nabywane na stałe. Zazwyczaj jest to koszt abonamentowy, ponoszony cyklicznie, najczęściej co rok.

Złożoność kosztów firmowej strony internetowej

Koszt stworzenia strony internetowej to wydatek, który może być jednorazowo zaliczony do KUP lub podlegać amortyzacji, w zależności od jego wartości i prawnego charakteru.

Jeżeli wartość netto wydatku nie przekracza kwoty 10 000 zł, całą kwotę można ująć bezpośrednio w kosztach uzyskania przychodów. W takiej sytuacji wydatek jest ewidencjonowany w kolumnie 13 KPiR jako "pozostałe wydatki".

Poza jednorazowym kosztem stworzenia strony, przedsiębiorca ponosi także szereg stałych, abonamentowych wydatków. Należą do nich m.in. hosting, certyfikat SSL (jeśli płatny), wtyczki i dodatki oraz administracja i wsparcie techniczne. O tym przeczytasz więcej w osobnych artykułach na naszym blogu.

W tym miejscu możemy jednak odpowiedzieć na dodatkowe pytanie, czyli jakie inne usługi „okołowebowe” są firmowym kosztem?

Wszystko, co racjonalnie służy przychodowi lub zabezpieczeniu źródła przychodu, co do zasady może być kosztem — przy właściwej dokumentacji. Najczęściej:

• Hosting, DNS, CDN, kopie bezpieczeństwa, certyfikat SSL (często darmowy — np. Let’s Encrypt). Koszty bieżące, PKPiR kol. 13.
• Projekt i wdrożenie strony, UX/UI, grafika, copywriting, SEO/pozycjonowanie, analityka — zwykle usługi bieżące (bez przeniesienia praw → brak WNiP).
• Zakup gotowych licencji/szablonów/pluginów — licencje mogą być WNiP (i podlegać amortyzacji) albo kosztem jednorazowym przy wartości ≤ 10 000 zł; zależy od treści licencji.

Metody rozliczania kosztów domeny

A więc jak widzisz zakup domeny internetowej to wydatek, który z pozoru wydaje się oczywisty – płacimy raz w roku i mamy spokój. Natomiast z perspektywy księgowej wygląda to nieco inaczej. Chociaż polecamy, abyś skonsultował to ze swoim księgowym, to jeszcze raz przypominamy: domena nie jest ani towarem, ani klasyczną usługą, ani też wartością niematerialną i prawną (WNiP), którą można amortyzować.

Mamy tu do czynienia z kosztem pośrednim, czyli takim, który służy prowadzeniu działalności, ale nie jest bezpośrednio związany z konkretną sprzedażą.

Jak to rozliczyć? Są dwie ścieżki:

• Rozliczenie proporcjonalne (memoriałowe): jeśli kupujesz domenę na rok lub dłużej, możesz rozliczyć koszt proporcjonalnie, rozbijając go na poszczególne miesiące, w których faktycznie korzystasz z usługi. To częste rozwiązanie w spółkach prowadzących pełne księgi rachunkowe, gdzie stosuje się rozliczenia międzyokresowe kosztów.

• Rozliczenie jednorazowe (kasowe): jeśli wydatek jest niewielki lub stosujesz uproszczoną księgowość (np. JDG na zasadach ogólnych z PKPiR), możesz ująć całość kosztu w momencie poniesienia wydatku. Domena kupiona na rok z góry trafi wtedy jednorazowo do kolumny 13 KPiR – „pozostałe wydatki”.

W praktyce oba rozwiązania są akceptowalne. Wybór zależy od przyjętej metody księgowania, skali działalności i tego, jak bardzo pilnujesz rozliczeń okresowych. Ważne jest natomiast jedno – domeny nie traktujemy jako środka trwałego ani WNiP. Nie amortyzujemy jej, bo samo prawo do korzystania z adresu internetowego nie mieści się w katalogu wartości niematerialnych i prawnych.

Różnice w zależności od formy działalności

To, jak rozliczysz domenę, zależy również od tego, w jakiej formie prowadzisz firmę. Dokumenty i interpretacje podatkowe jasno to rozróżniają:

• Działalność nierejestrowana: koszty można wykazać w rocznym PIT-36, o ile są one bezpośrednio związane z osiągnięciem przychodów. W praktyce oznacza to, że faktura za domenę (nawet wystawiona na osobę fizyczną) może obniżyć Twój dochód do opodatkowania.
• JDG – zasady ogólne lub podatek liniowy: zakup domeny wpisujesz w PKPiR jako pozostałe wydatki. Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, możesz dodatkowo odliczyć VAT naliczony. Domena działa tutaj jak każdy inny koszt operacyjny.
• JDG na ryczałcie: tu sytuacja jest inna, bo w tej formie nie odliczasz kosztów uzyskania przychodów. Zakup domeny jest więc wydatkiem biznesowym, ale nie obniży podstawy opodatkowania.
• Spółki osobowe (jawna, komandytowa, partnerska): działają podobnie jak JDG – domena to koszt pośredni, który ujmuje się w bieżących rozliczeniach.
• Spółki kapitałowe (sp. z o.o., S.A.): tutaj księgowi częściej stosują zasadę memoriału i rozliczenia międzyokresowe kosztów. Faktura za domenę obejmującą rok czy dwa lata jest ujmowana jako RMK i sukcesywnie „odpisywana” w koszty w kolejnych miesiącach.

Warto też pamiętać o kwestii VAT. Jeśli kupujesz domenę od polskiego rejestratora, masz zwykłą fakturę VAT. Jeżeli jednak rejestrujesz ją u zagranicznego dostawcy (np. w UE), to jest to import usług – czynny podatnik VAT rozliczy to w JPK_V7, a przedsiębiorca zwolniony z VAT będzie musiał złożyć deklarację VAT-9M i zapłacić podatek „z własnej kieszeni”.

Czy zakup domeny to koszt firmowy: podsumowanie

Jesteśmy przekonani, że Twój księgowy nie będzie miał żadnych problemów z zaksięgowaniem wydatku na domenę. To standardowy koszt, pojawiający się w tysiącach firm każdego miesiąca. Jeśli jednak rozliczasz się samodzielnie albo prowadzisz działalność nierejestrowaną, mamy nadzieję, że ten poradnik rozwiał Twoje wątpliwości i dał Ci jasny obraz, jak podejść do tematu.

Tak – zakup i odnowienie domeny internetowej jest kosztem uzyskania przychodu, bo bezpośrednio wspiera prowadzenie biznesu, marketing, budowanie wizerunku i kontakt z klientami.

Co istotne, domena nie jest uznawana za wartość niematerialną i prawną (WNiP), dlatego nie podlega amortyzacji. Wydatek ujmujesz bezpośrednio, najczęściej w kolumnie 13 KPiR – „pozostałe wydatki”.

To, jak rozliczysz koszt, zależy od formy prowadzonej działalności, co pokazaliśmy wyżej. Na koniec kluczowa rzecz: domena to nie tylko koszt, ale inwestycja w wiarygodność marki. To pierwszy punkt styku klienta z Twoim biznesem, adres, pod którym budujesz stronę, pocztę, sklep czy wizytówkę. W dłuższej perspektywie domena staje się nieodłącznym elementem wartości firmy.