Globalizacja oraz dynamiczny rozwój e-commerce sprawiają, że sprzedaż międzynarodowa staje się codziennością dla wielu przedsiębiorców. Firmy, które obsługują klientów z różnych zakątków świata, często wystawiają faktury w walutach obcych, co niesie ze sobą dodatkowe wyzwania.
Rozliczanie sprzedaży na świecie wymaga zrozumienia zasad opodatkowania transakcji międzynarodowych oraz umiejętności zarządzania ryzykiem walutowym.
Jak wystawić fakturę w obcej walucie?
Faktury w walutach obcych mogą być wystawiane w transakcjach międzynarodowych, o ile spełniają określone wymagania. Przede wszystkim należy zwrócić uwagę na obowiązujące przepisy. Faktura musi zawierać wszystkie niezbędne elementy, zgodne z przepisami kraju sprzedawcy oraz ewentualnymi regulacjami wynikającymi z prawa międzynarodowego (np. unijne regulacje VAT).
Kluczowym aspektem okazuje się też waluta faktury. W Polsce przedsiębiorcy mają prawo wystawiać faktury w walutach obcych zarówno dla kontrahentów zagranicznych, jak i krajowych.
Dodatkowo warto wyraźnie zaznaczyć, w jakiej walucie faktura jest wystawiona oraz w jakiej walucie będzie dokonana sama zapłata. Takie działania pozwalają zminimalizować ryzyko wystąpienia późniejszych nieporozumień.
Faktura wystawiona w walucie obcej powinna zawierać:
- dane sprzedawcy i nabywcy (nazwa, adres, NIP/VAT-UE),
- numer faktury i datę wystawienia,
- opis towaru/usługi,
- ilość i cenę jednostkową w walucie obcej,
- łączną wartość netto i VAT (jeśli dotyczy),
- łączną kwotę w walucie krajowej (dotyczy VAT).
Na fakturze można uwzględnić także kurs przeliczenia waluty z datą jego zastosowania.
Przeliczenie walut na potrzeby rozliczeń
W przypadku faktur w walutach obcych, ich wartość musi być prawidłowo przeliczona na walutę krajową do celów księgowych i podatkowych.
Kurs, według którego należy dokonać przeliczenia, zależy od kilku czynników, w tym od rodzaju transakcji oraz momentu wystawienia faktury. Krajowe przepisy podatkowe i księgowe regulują przeliczanie wartości wykazanych w walutach obcych. Zgodnie z nimi, dla celów VAT (podatek od towarów i usług), wartość (netto) na fakturze w walucie obcej trzeba przeliczyć na walutę krajową po kursie średnim Narodowego Banku Polskiego (NBP) na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego.
Podatnik może też wybrać sposób przeliczania tych kwot na złote według ostatniego kursu wymiany opublikowanego przez Europejski Bank Centralny na ostatni dzień poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego.
Przy czym, pomijając wyjątki, obowiązek podatkowy powstaje w dniu wykonania usługi lub zapłaty. Natomiast jeżeli faktura zostanie wystawiona przed powstaniem obowiązku podatkowego, stosuje się średni kurs NBP na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień wystawienia faktury.
Podstawowym elementem w kontekście rozliczeń okazuje się sam charakter transakcji, który kształtuje cały proces przeliczania walut. Skupiając się na sprzedaży towarów, warto podkreślić, że obejmuje ona zarówno transakcje wewnątrz Unii Europejskiej (WDT – wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów), jak i eksport poza UE.
Każda z tych sprzedażywymaga zastosowania średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego. W przypadku WDT obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury, nie później niż 15. dnia następującego po miesiącu dostawy. Natomiast przy eksporcie zastosowanie mają zasady ogólne - obowiązek podatkowy powstaje w momencie dokonania dostawy towarów bądź otrzymania całości lub części zapłaty.
Przyglądając się wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów, przy spełnieniu określonych wymagań (m.in. posiadanie aktywnego numeru VAT-UE nabywcy oraz dokument wywozu na terytorium innego państwa UE), występuje stawka 0% VAT. Natomiast przy eksporcie towarów poza UE prawo do stawki 0% przysługuje wraz ze spełnieniem warunku posiadania dokumentów potwierdzających wywóz towarów poza granice UE (np. dokumenty wywozu poza UE).
Kolejną kategorię transakcji stanowi sprzedaż usług. Do przeliczenia przychodu wyrażonego w walucie obcej stosuje się kurs średni ogłaszany przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu.
Rozliczanie usług międzynarodowych zależy od miejsca świadczenia usługi oraz rodzaju klienta (B2B lub B2C). Przy usługach świadczonych dla firm (B2B) na zasadach ogólnych (art. 28b ustawy o VAT) miejscem opodatkowania jest kraj nabywcy, zgodnie z zasadą odwrotnego obciążenia (reverse charge). Przy tego rodzaju transakcjach nie nalicza się VAT-u, ale na fakturze należy zamieścić adnotację o mechanizmie reverse charge.
W sytuacji gdy usługi są świadczone dla konsumentów (B2C) na zasadach ogólnych (art. 28c ustawy VAT), rozliczenie VAT następuje w miejscu siedziby usługodawcy, czyli sprzedawcy.
Na uwagę zasługują także zaliczki w walutach obcych. Stanowią one szczególny przypadek, ponieważ ich przeliczanie zależy od daty otrzymania płatności. Zaliczka przyjęta w walucie obcej przeliczana jest na PLN według kursu NBP z dnia roboczego poprzedzającego jej otrzymanie. Ten sam kurs stosuje się też przy wystawianiu faktury zaliczkowej.
Dla samego przeliczenia kwot wyrażonych w walucie obcej na fakturze zaliczkowej znaczenie będzie więc miała data otrzymania zaliczki (jeżeli wpłata zaliczki nastąpi przed wystawieniem faktury) lub data wystawienia faktury (jeżeli wpłata zostanie dokonana po wystawieniu faktury).
Wraz z dynamicznym rozwojem e-commerce znaczenia nabrała również specyfika transakcji z tej branży. W e-commerce operacje biznesowe dotyczą konsumentów końcowych (B2C), co często łączy się z przepisami regulującymi sprzedaż na odległość i rejestrację w systemie OSS (One Stop Shop). Jest to forma ułatwienia dla przedsiębiorców, którzy, podejmując decyzję o dobrowolnym przystąpieniu, unikają konieczności rejestrowania się do VAT w każdym kraju UE, w którym mają klientów – zamiast tego mogą rozliczać VAT za wszystkie transakcje wewnątrzunijne za pośrednictwem jednego zgłoszenia w swoim kraju siedziby.
VAT naliczany jest w kraju konsumenta dopiero po przekroczeniu określonego progu w systemie OSS. Przy czym, w kontekście niezbędnej dokumentacji, kluczową rolę odgrywa potwierdzenie miejsca zamieszkania konsumenta (np. adres dostawy).
Sprzedaż na świecie a różnice kursowe
Różnice kursowe powstają, gdy w transakcjach w walutach obcych wartość przeliczona na dzień wystawienia faktury różni się od wartości faktycznie otrzymanej na rachunek bankowy. Są to więc różnice występujące między kursem waluty zastosowanym do przeliczenia faktury (na potrzeby podatkowe lub księgowe) a kursem rzeczywiście zastosowanym przez bank w dniu wpływu środków lub zapłaty zobowiązania. Takie sytuacje stają się nieuniknione w przypadku handlu międzynarodowego i rozliczania sprzedaży w różnych walutach.
Istnieją dodatnie oraz ujemne różnice kursowe, które w zależności od charakteru stanowią przychody lub koszty w działalności. Dodatnie różnice kursowe powstają, gdy wpływ środków na konto (lub wypłata) jest korzystniejszy od przeliczonej wartości faktury. W efekcie są traktowane jako przychody.
Równolegle ujemne różnice kursowe pojawiają się, gdy wpływ środków na konto (lub wypłata) okazuje się mniej korzystny od przeliczonej wartości faktury. Są one wtedy postrzegane jako koszty .
Różnice kursowe mogą pojawiać się w następujących przypadkach:
- Przy zapłacie należności za fakturę sprzedaży:
- Jeśli kurs bankowy w dniu zapłaty różni się od kursu zastosowanego przy wystawieniu faktury.
- Przy zapłacie zobowiązań za fakturę zakupu:
- Jeśli kurs bankowy w dniu zapłaty różni się od kursu zastosowanego przy zaksięgowaniu faktury kosztowej.
Jednocześnie prawidłowe rozliczenie różnic kursowych opiera się na przygotowaniu odpowiednich dokumentów - faktury stanowiącej podstawę transakcji, wyciągu bankowego potwierdzającego wpływ środków w walucie obcej czy przeliczenia kursu waluty zgodnie z przepisami.
Automatyzacja przeliczeń walutowych
Rozliczanie różnic kursowych stanowi istotny aspekt prowadzenia księgowości przy transakcjach walutowych. Kluczowe staje się tutaj zadbanie o to, by wszystkie operacje z tego obszaru były właściwie zaksięgowane. Zarówno dodatnie, jak i ujemne różnice mają bezpośredni wpływ na wynik finansowy firmy, dlatego należy je precyzyjnie ewidencjonować w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami podatkowymi.
Dla wielu firm rozliczanie różnic kursowych może być czasochłonne, zwłaszcza przy dużej liczbie transakcji. W takich sytuacjach zaleca się korzystanie z narzędzi, które automatycznie obliczają i księgują różnice kursowe.
Istotną rolę odgrywają tu integracje z bankami. Większość nowoczesnych systemów księgowych umożliwia połączenie z kontami bankowymi, co pozwala na automatyczne pobieranie kursów bankowych oraz rozliczanie wpłat w różnych walutach.
Znaczenie zyskują również różnego rodzaju platformy płatnicze. Przykładowo PayPal i Stripe obsługują transakcje w wielu walutach, automatycznie przeliczając je na wybraną walutę bazową (np. PLN, USD, EUR). Dodatkowo dla klientów dostępne są szczegółowe raporty finansowe. Podobnie Revolut for Business oferuje konkurencyjne kursy wymiany walut w czasie rzeczywistym oraz możliwość realizowania międzynarodowych przelewów z minimalnymi kosztami.
W rezultacie, dzięki nowoczesnym narzędziom księgowym i systemom zarządzania finansami, przedsiębiorstwa mogą nie tylko zaoszczędzić czas, ale także zminimalizować ryzyko błędów wynikających z ręcznego przeliczania kursów walutowych.
Komentarze