Prowadzenie sklepu internetowego wymaga sprawnego zarządzania finansami i księgowością. Dynamicznie rozwijająca się przestrzeń zakupowa niesie za sobą nie tylko ułatwiony dostęp do produktów i usług, ale i kreuje nowe możliwości dla rozwoju biznesu. Integracja systemu e-commerce z księgowością pozwala automatyzować wiele procesów, oszczędzając czas i redukując błędy. Warto więc zadbać o harmonijne działanie tych dwóch obszarów.
Czym są integracje e-commerce?
Integracje e-commerce to proces łączenia platformy sprzedażowej online z różnymi systemami, narzędziami i usługami, które wspierają jej działanie. Dzięki integracjom przedsiębiorcy mogą automatyzować procesy, zwiększać efektywność, redukować błędy i lepiej zarządzać różnymi aspektami swojej działalności, od obsługi zamówień po księgowość i marketing.
Wdrożenie tego rodzaju usprawnień ma na celu zwiększenie płynności funkcjonowania danego sklepu internetowego. Automatyzacja procesów pozwala zredukować czas potrzebny na obsługę zamówień, poprawiając doświadczenia klientów. Dodatkowo kluczowe dane synchronizują się automatycznie między systemami, co znacznie ułatwia obsługę większej liczby zamówień bez konieczności poszerzania samych zasobów.
Współcześnie można wyróżnić kilka typów integracji, w tym te oparte na API (Interfejs Programowania Aplikacji), wtyczki oraz platformy OMS (Order Management System), integracje z systemami księgowymi, brakami płatności, platformami marketplace, narzędziami marketingowymi, systemami zarządzania magazynem (WMS) oraz zarządzania relacjami z klientami (CRM).
Integracja sklepu i księgowości
Integracja sklepu internetowego z księgowością bazuje na procesie połączenia systemu sprzedażowego z oprogramowaniem księgowym, dążąc do optymalizacji zadań z tego obszaru.
Kluczowe znaczenie ma tu automatyzacja przepływu danych, szczególnie w kontekście przesyłania faktur i dokumentów sprzedaży. Po dokonaniu transakcji w sklepie online system może automatycznie wygenerować fakturę lub paragon, przesłać dokument do systemu księgowego, a także zarchiwizować go w chmurze lub systemie ERP.
Podobnie działa to w przypadku integracji z bramkami płatniczymi. System automatycznie łączy dane o płatnościach z zamówieniami, przypisując płatności do odpowiednich faktur, rejestrując metody płatności oraz weryfikując ich status.
Ułatwione staje się także zarządzanie danymi o produktach i cenach, włączając rabaty i promocje, ceny detaliczne i hurtowe oraz aktualizacje stanów magazynowych. W efekcie pojawia się opcja szybszego wdrażania zmian cen, odzwierciedlając to również w odpowiednich raportach finansowych.
Równolegle, w przypadku integracji z hurtowniami czy dostawcami, system księgowy może odbierać faktury kosztowe (np. za zakup produktów lub usług), przypisywać koszty do właściwych kategorii (np. logistyka, marketing) oraz automatycznie uwzględniać te dane w raportach księgowych i podatkowych.
Dodatkowo nowoczesne systemy integracji działają w czasie rzeczywistym, co oznacza, że każda zmiana na platformie e-commerce natychmiast pojawia się w systemie księgowym. Przykładowo, nowe zamówienie automatycznie tworzy dokument w systemie księgowym, a anulowanie zakupu generuje odpowiedni dokument korygujący.
Kolejnym kluczowym elementem integracji e-commerce z księgowością jest synchronizacja stanów magazynowych i zamówień. Każde nowe zamówienie z e-commerce jest od razu przekazywane do systemu księgowego. Tworzone są też odpowiednie dokumenty, takie jak faktury lub paragony, oraz rejestrowane przychody. Dodatkowo system potrafi generować powiadomienia, gdy ilość danego produktu spada poniżej określonego poziomu. Dzięki temu przedsiębiorca może na czas zamówić brakujący towar, unikając przestojów w sprzedaży.
W tym ujęciu ważną funkcją integracji staje się uproszczenie procesów płatności i zwrotów, bazujące na automatycznym przypisywaniu płatności do zamówień oraz obsłudze zwrotów i korekt faktur.
Sama automatyzacja znajduje zastosowanie również w kontekście rozliczeń podatkowych. Odpowiednio skonfigurowane narzędzia wpływają na proces obliczania i raportowania podatków, który staje się szybki, precyzyjny i zgodny z obowiązującymi przepisami.
Nowoczesny system przypisuje odpowiednie stawki VAT do produktów na podstawie ich kategorii i lokalizacji klienta, uwzględniając różne stawki podatkowe przy sprzedaży międzynarodowej (np. VAT OSS dla sprzedaży w UE).
Usprawnieniu ulega także generowanie deklaracji podatkowych. Na podstawie transakcji rejestrowanych w systemie e-commerce, moduł księgowy może tworzyć raporty VAT, VAT OSS czy IOSS. System automatycznie zlicza również kwotę VAT należnego (od sprzedaży) oraz naliczonego (od zakupów) i wylicza saldo do zapłaty. Dostępna staje się też opcja przypominania o terminach płatności podatku, równolegle umożliwiając eksport danych bezpośrednio do urzędu skarbowego.
Co więcej, systemy integrujące e-commerce z księgowością generują przejrzyste raporty finansowe, skupiając się na wynikach sprzedaży w czasie rzeczywistym, analizie kosztów operacyjnych oraz prognozach finansowych.
Zebrane w ten sposób dane stanowią istotny element w odniesieniu do obsługi wielu kanałów sprzedaży, która staje się standardem w nowoczesnym handlu online. Sklepy internetowe coraz częściej korzystają z kilku platform sprzedażowych jednocześnie, takich jak własny sklep e-commerce, Amazon, Allegro, eBay czy media społecznościowe (np. Instagram, Facebook). Integracja księgowości z tymi kanałami pozwala na centralizację zarządzania i eliminację chaosu w dokumentacji finansowej, generując jednocześnie cenne raporty porównawcze.
Jak wybrać księgowość online?
Racjonalny wybór programu księgowego dla sklepu powinien opierać się na rozbudowanej analizie własnych potrzeb, uwzględniając specyfikę oraz formę prowadzenia biznesu, a także przyszłe integracje.
Obecnie na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań charakteryzujących się odmienną funkcjonalnością. Jak więc wybrać optymalną księgowość dla swojego sklepu?
Pierwszym aspektem, na który warto zwrócić uwagę jest kompatybilność, rozumiana jako dopasowanie programu do specyfiki wszystkich wykorzystywanych urządzeń i samej struktury organizacyjnej biznesu. Kluczowa staje się tutaj również funkcjonalność programu. Podstawę stanowią opcje:
- wystawiania faktur,
- obsługi podatków – automatyczne obliczanie VAT, PIT, CIT oraz rozliczenia zgodne z lokalnymi przepisami,
- zróżnicowanych integracji– połączenie z bankami, platformami e-commerce (np. Shopify, Allegro), aplikacjami płatności (np. PayPal, Stripe).
- raportowania – generowanie raportów finansowych, cash flow, analizy przychodów i kosztów,
- magazynowe – dla firm prowadzących sprzedaż produktów, możliwość śledzenia stanów magazynowych i zarządzania dostawami,
- automatyzacji – np. automatyczne księgowanie faktur czy przypomnienia o płatnościach.
Na tym etapie warto więc postawić sobie pytanie, co wyróżnia daną ofertę - jakie usługi dodatkowe są charakterystyczne dla konkretnego programu.
W zależności od dostawcy i zakresu usług kształtowane są odmienne ceny. Dlatego też tak istotne staje się świadome porównanie ofert, stawiając na te zapewniające elastyczne plany cenowe, bez ukrytych kosztów.
Jednak nawet najlepszy system księgowy może czasem wymagać pomocy. Dobrze więc skupić się na rozwiązaniach połączonych z dostępem do konsultacji księgowych czy szybkiego wsparcia technicznego przez czat, e-mail lub telefon. Przykładowo, wybierając IFIRMA, wraz z nowoczesnym narzędziem do zarządzania sprzedażą e-commerce zyskuje się wielopoziomowe wsparcie ekspertów.
Synchronizacja integracji e-commerce
Chociaż wiele zależy od samego modelu biznesowego i specyfiki wybranego programu, istnieją pewne praktyki pozwalające na zmaksymalizowanie skuteczności wdrażania integracji.
Na początku należy zadbać o jasne określenie celów biznesowych - co pragniemy osiągnąć za sprawą poszczególnych integracji. To właśnie one ukierunkowują strategię dalszego rozwoju, pozwalając na wybór kompatybilnych narzędzi.
Niezbędnym elementem staje się też zapewnienie bezpieczeństwa danych. Integracje e-commerce często wymagają wymiany wrażliwych informacji dotyczących klientów i ich zamówień. Podstawę stanowi tutaj równoległe wdrożenie odpowiednich środków ochrony, jak szyfrowanie czy uwierzytelnianie.
Dodatkowo, już nawet po wdrożeniu integracji, dobrze zatroszczyć się o regularne monitorowanie ich działania, eliminując ryzyko wystąpienia jakichkolwiek problemów.
Komentarze