Jak dodać dane jednostki samorządu terytorialnego JST do faktury?
W osobnym poradniku wyjaśniliśmy szczegółowo, jak zweryfikować dane abonenta i dane do faktury, a także jak dodać dane odbiorcy faktury. Jeśli jednak Twoje usługi (domena, hosting) mają być fakturowane na gminę, powiat lub województwo – a korzysta z nich podległa im szkoła, biblioteka, urząd lub inny podmiot budżetowy – ta instrukcja jest właśnie dla Ciebie.
- Czym jest JST i dlaczego to takie ważne?
- Jak obsługa JST wygląda w KSeF?
- Jak uzupełnić dane JST w panelu klienta?
Czym jest JST i dlaczego to takie ważne?
Jednostka samorządu terytorialnego (JST) to gmina, powiat lub województwo – a więc podmiot publiczny, który zarządza lokalną społecznością i dysponuje własnym budżetem. Podlegają mu szkoły, przedszkola, domy kultury, biblioteki, ośrodki pomocy społecznej i inne instytucje finansowane ze środków publicznych.
Kluczowa kwestia prawna: od 2017 roku obowiązuje w Polsce centralizacja rozliczeń VAT w JST. Oznacza to, że wszystkie jednostki budżetowe podległe danej gminie lub powiatowi (np. szkoły) rozliczają podatek VAT wspólnie z jednostką nadrzędną, a nie samodzielnie. W praktyce przekłada się to na następującą zasadę:
Jeśli zamawiasz usługę hostingową dla szkoły, faktura musi być wystawiona na Gminę (z NIP-em Gminy), a nie na szkołę. Szkołę wskazuje się jako Odbiorcę – dodatkowy podmiot na fakturze. To właśnie dlatego w naszym panelu klienta znajdziesz dedykowaną sekcję dla JST.
Jak obsługa JST wygląda w KSeF?
Faktura wystawiana na JST (np. Gminę, która płaci za hosting szkoły) musi zawierać trzy elementy:
- Podmiot 1 – dane naszej firmy (sprzedawcy)
- Podmiot 2 (Nabywca) – dane JST, czyli Gminy lub Powiatu, wraz z jej NIP-em i specjalnym znacznikiem JST (wartość „1" w polu systemowym)
- Podmiot 3 (Odbiorca) – dane konkretnej jednostki podrzędnej, np. szkoły, wraz z jej NIP-em i rolą „8" (JST odbiorca)
Dzięki temu systemowi faktura wpada do KSeF i jest widoczna zarówno dla urzędu gminy (który ją opłaca), jak i dla konkretnej szkoły (która fizycznie korzysta z usługi). Bez tego podziału jednostka budżetowa może mieć problem z identyfikacją faktury w swoim systemie księgowym, co opóźnia płatność.
Jak uzupełnić dane JST w panelu klienta?
- Zaloguj się do swojego Panelu Klienta.
- W menu bocznym przejdź do zakładki Ustawienia, a następnie wybierz ponownie Ustawienia.
- Znajdź sekcję opisaną jako Dane Odbiorcy (znajduje się ona pod danymi głównymi Nabywcy) i zaznacz Uzupełnij dane odbiorcy.
- Zaznacz Jednostka samorządu terytorialnego i wypełnij wymagane pola: NIP, nazwa jednostki, ulica, kod pocztowy oraz miasto.
- Zapisz zmiany przyciskiem na dole strony.
Od tej chwili wszystkie faktury wystawiane na Twoje konto będą zawierały prawidłową strukturę danych pod KSeF.
Pamiętaj: Jeśli obsługujesz kilka jednostek podległych tej samej Gminie (np. kilka szkół), skontaktuj się z naszym supportem – pomożemy skonfigurować konto tak, aby faktury dla każdej placówki były wystawiane poprawnie.