Dlaczego wiadomości e-mail trafiają do folderu SPAM?
Wiadomości w SPAMie. Nie otrzymuję nowej korespondencji e-mail. Wiadomość e-mail nie dotarła do mnie. Nowe wiadomości e-mail trafiają do folderu SPAM. Moje wiadomości e-mail trafiają do folderu SPAM. Zastanawiasz się, co może być przyczyną, że korespondencja e-mail, która w teorii powinna znajdować się w skrzynce odbiorczej, trafia do folderu SPAM? W tym artykule znajdziesz kilka popularnych przyczyn oraz rozwiązań, które może sprawdzić już teraz.
W tym artykule:
- Wiadomości e-mail w SPAMie
- Treść wiadomości e-mail i załączniki
- Adres e-mail i nazwa nadawcy wiadomości
- Twój adres e-mail jest na czarnej liście
- Brak lub błędna konfiguracja rekordów domeny
- Filtry antyspam i reguły wiadomości
Wiadomości e-mail w SPAMie
Na wstępie powinieneś oddzielić od siebie dwie sytuacje, kiedy korespondencja e-mail trafia do folderu SPAM:
- wiadomości e-mail, które wysyłam, trafią do SPAMu,
- wiadomości e-mail, które otrzymuję, trafiają do SPAMu.
Ważne jest, aby odróżnić wskazane wyżej sytuacji, gdyż od tego, u kogo wiadomości e-mail trafiają do spamu, zależeć będzie, co możesz zrobić, aby uniknąć tej sytuacji w przyszłości.
Najczęstszą przyczyną tego, że wiadomości e-mail w ogóle trafiają do SPAMu, jest to, co zrobił nadawca wiadomości i skąd wysłał e-mail. Po stronie adresata wiadomości kontrolę nad korespondencją e-mail sprawują, np. filtry antyspamowe. Łatwo na tej podstawie zauważyć, że o tym, czy wiadomość e-mail trafi do SPAMU, zdecyduje jakość wiadomości e-mail oraz serwer nadawcy, jego reputacja, i konfiguracja, a także to, czy filtry antyspamowe potraktują wiadomość jako SPAM, czy nie.
To właśnie konfiguracja serwera poczty (w tym domeny) nadawcy, jakość wiadomości e-mail, reputacja serwera i załączniki będą leżeć po stronie nadawcy wiadomości, a ustawienia konta e-mail, ustawienia filtrów antyspamowych i reguł wiadomości, po stronie adresata.
Poniżej zebraliśmy kilka popularnych przyczyn, przez które wiadomości e-mail mogą trafić do folderu SPAM. W zależności, czy wysyłasz korespondencję, czy ją otrzymujesz, możesz spróbować zdiagnozować problem i znaleźć rozwiązanie.
Treść wiadomości e-mail i załączniki
Podstawowa zasada przy wysyłaniu wiadomości e-mail, na którą wielu użytkowników nie zwraca uwagi, to temat, treść, a nawet obrazy dodawane do treści wiadomości e-mail.
E-maile, które zawierają tylko obrazy lub obrazy stanowią większą część wiadomości, są w rzeczywistości dużo bardziej prawdopodobne, że zostaną uznane za SPAM. Ponadto niektórzy dostawcy poczty e-mail domyślnie blokują automatyczne pobieranie obrazów.
Pisząc tekst w temacie wiadomości e-mail, trzymaj się z dala od wszystkiego, co mogłoby zostać odebrane jako spam. Wykrzykniki, nadużywanie wielkich liter, używanie typowych dla marketingu i spamu zwrotów, np. to nie oszustwo, za darmo, gotówka, itp.
Analogicznie jak tematu, dotyczy to także treści wiadomości e-mail. Nie każda wiadomość e-mail, którą wysyłasz, musi być treścią marketingową, w końcu to może być korespondencja prywatna, ale dla algorytmów zabezpieczeń antyspamowych, nie będzie to miało znaczenia.
Załączniki do wiadomości e-mail stanowią jeden z kluczowych elementów, który może spowodować, ze wiadomość zostanie przekazana do spamu. Ponieważ przesyłanie niebezpiecznych załączników stało się standardem w kwestiach dostarczania SPAMU, programy pocztowe i filtry antyspamowe są wyjątkowo wyczulone na taki zabieg. Przesyłanie archiwów .ZIP czy plików aplikacji/instalatorów, będzie inaczej traktowane, niż klasyczne załączniki PDF czy DOCX.
Adres e-mail i nazwa nadawcy wiadomości
Twój adres e-mail powinien zawsze zawierać nazwę Twojej domeny (na przykład moja-nazwa@nazwa-firmy.com). Darmowe adresy e-mail są częściej uznawane za spam, gdy generują automatyczne wiadomości e-mail.
Zakładanie kont e-mail we własnej domenie, np. na hostingu SEOHOST, zwiększa Twoją wiarygodność, niż gdybyś używał darmowej poczty e-mail. Nawet tu, wprowadzając nazwę konta e-mail, warto trzymać się klasycznych schematów, jak podawanie imienia i nazwiska, nazwy działu lub ogólnej nazwy typu kontakt@ czy info@.
Parametrem, który towarzyszy adresowi e-mail jest nazwa konta, nazwa użytkownika, która wyświetlana jest z adresem e-mail w skrzynce odbiorczej. Przeważnie jest w tym miejscu używana pełna nazwa użytkownika, właściciela skrzynki e-mail lub nazwa firmy. Jeśli przykładowo wysyłasz wiadomość z adresu waldemar.mroz@nazwa-firmy.com, dobrze, gdy w ustawieniach profilu konta skonfigurujesz, aby wyświetlaną nazwą był Waldemar Mróz lub nazwa Twojej firmy. Wygenerowane automatycznie nazwy, np. z powodu braku skonfigurowanego profilu konta, mogą wpływać na zmniejszenie reputacji korespondencji, a w efekcie także przekazanie jej do folderu SPAM.
Twój e-mail jest na czarnej liście
Gdy usługodawca internetowy umieszcza Twoją pocztę e-mail (adres) na czarnej liście, nie może ona zostać dostarczona do skrzynek odbiorczych użytkowników. Wiadomości e-mail z adresu IP lub domeny znajdującej się na czarnej liście trafiają do folderu ze spamem. Dostawca usług internetowych umieszcza na czarnej liście adres IP lub domenę, gdy pojawiają się doniesienia o spamie lub znaczących nadużyciach ze strony nadawcy.
Istnieje kilka sposobów sprawdzenia, czy Twój adres IP lub domena znajdują się na czarnej liście. Możesz to zrobić za pomocą narzędzia takiego jak MxTOOLBOX. Użyj go, aby dowiedzieć się, czy Twoja domena lub adres IP znajduje się na czarnej liście.
Możesz też użyć takich narzędzi, jak http://www.anti-abuse.org/multi-rbl-check/. Tego typu narzędzia pozwalają kontrolować, czy Twoja domena lub serwer poczty, nie zostały zablokowane w sieci Internet.
Brak lub błędna konfiguracja rekordów domeny
Do obsługi poczty e-mail w domenie, przyda się prawidłowa konfiguracja rekordów domeny, np. popularnego DKIM, SPF i DMARC. Zrozumienie DKIM i SPF może znacznie poprawić dostarczalność. Są niezbędnymi składnikami uwierzytelniania poczty e-mail i odgrywają kluczową rolę w ochronie nadawców i odbiorców wiadomości e-mail przed atakami typu phishing, phishingiem i spamem.
SPF to reguła uwierzytelniania poczty e-mail, która definiuje proces uwierzytelniania wiadomości e-mail z autoryzowanego serwera poczty. Ten proces uwierzytelniania ma na celu zniechęcenie do podrabiania i zapobieganie spamowi. Pozwala wprowadzić uwierzytelnianie, które daje serwerom poczty pewność, że wiadomość e-mail na pewno pochodzi z autoryzowanego źródła.
DKIM (DomainKeys Identified Mail) to technika uwierzytelniania wiadomości e-mail, która umożliwia nadawcom cyfrowe podpisywanie wiadomości e-mail, dzięki czemu odbiorcy mogą zweryfikować, czy wiadomość pochodzi od prawdziwego nadawcy i czy nie została zmodyfikowana podczas transmisji. Pomaga to ograniczyć spam i phishing, ponieważ odbiorcy mogą ufać, że podpisane wiadomości pochodzą od legalnego nadawcy.
DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance) to protokół bezpieczeństwa poczty e-mail, który umożliwia nadawcom ustalanie zasad uwierzytelniania wiadomości e-mail wysyłanych z ich domen. Zasady te określają, w jaki sposób adresaci powinni postępować z wiadomościami, których uwierzytelnienie nie powiodło się, na przykład odrzuceniem lub oznaczeniem jako spam.
Filtry antyspam i reguły wiadomości
W zależności od panelu administracji serwerem, jak również używanych programów pocztowych, masz wpływ na działanie filtrów antyspamowych i ich konfigurację. Możesz m.in. zwiększyć skuteczność wykrywania SPAMu, wprowadzając nowe reguły lub zwiększając czułość już dostępnych ustawień. Jeśli korzystasz z usług hostingowych SEOHOST, możesz wpływać na konfigurację SpamAssassin, a także w pełni zarządzać czarną i białą listą nadawców, odpowiednio blokując lub dopuszczając wybraną korespondencję.
Kontrola nad filtrami antyspamowymi może powodować, że w niektórych obszarach, staną się one bardziej wyczulone na weryfikację treści i załączników. Wyżej wskazane skutki, mogą być odczuwalne z większą mocą, ale tak samo, jeśli borykaliśmy się wcześniej z nadmiarem SPAMu Typowej, niechcianej korespondencji), teraz nasze konto e-mail zachowa porządek.
Jeśli używasz programów pocztowych do odbierania korespondencji, masz także kontrolę nad regułami wiadomości. Odpowiadają one m.in. za zarządzanie korespondencją, w tym automatyczne przenoszenie określonych wiadomości do kosza lub folderu SPAM.