Prowadzenie sklepu internetowego wiąże się z wieloma wydatkami, które oddziałują na ogólną rentowność biznesu. Istotnym elementem, wpływającym na wysokość podstawy opodatkowania, staje się też samo rozliczanie kosztów działalności.
W efekcie, dążąc do skutecznej optymalizacji zobowiązań podatkowych i poprawy płynności finansowej firmy, ważne jest zrozumienie, jakie wydatki można zakwalifikować jako koszty uzyskania przychodu.
Czym są koszty firmowe?
Koszty firmowe to jeden z podstawowym aspektów prowadzenia biznesu, który wpływa zarówno na wysokość zysków, jak i zobowiązań podatkowych. Pojęciem tym określa się wydatki ponoszone przez przedsiębiorcę w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Jednocześnie muszą one jednak służyć osiągnięciu przychodów lub zabezpieczeniu ich źródła. W praktyce oznacza to wszystkie koszty, które firma ponosi, aby działać, rozwijać się i generować zyski.
Kluczową rolę odgrywają tu kryteria uznania wydatku za koszt firmowy. Zaliczenie konkretnego wydatku do tej grupy uzależnione jest więc od spełnienia podstawowych warunków.
Przede wszystkim powinien on być poniesiony w związku z prowadzoną działalnością. Takie koszty obejmują zarówno wydatki bezpośrednio związane z produkcją lub sprzedażą, jak i te dotyczące funkcjonowania firmy – np. opłaty za wynajem biura, koszty usług księgowych czy reklamy.
Kolejny warunek opiera się na zasadności ekonomicznej - wydatek musi być uzasadniony z punktu widzenia potrzeb biznesowych i generowania przychodów. Oznacza to, że poniesione koszty nie mogą być nadmierne lub niepotrzebne. Dodatkowo powinny być one adekwatne do samego charakteru prowadzonego biznesu.
Równie istotna staje się także dokumentacja - koszt musi być udokumentowany (np. fakturą, rachunkiem). Dokumenty potwierdzające poniesienie kosztu pełnią kluczową rolę zarówno podczas bieżącej ewidencji księgowej, jak i w przypadku ewentualnej kontroli podatkowej.
Należy jednak pamiętać, że, aby dokument potwierdzający wydatek był uznawany za prawidłowy dowód księgowy, powinien, co do zasady, zawierać:
- datę wystawienia i numer dokumentu,
- dane sprzedawcy i nabywcy (nazwa, adres, NIP),
- opis przedmiotu lub usługi,
- kwotę netto, VAT i brutto (lub informację o zwolnieniu z VAT),
- formę płatności (przelew, gotówka, karta),
- datę realizacji transakcji.
W niektórych sytuacjach, zwłaszcza przy drobnych wydatkach lub zakupach online, dokumentacja może być uproszczona, na przykład potwierdzenie zamówienia, e-mail potwierdzający zakup abonamentu online albo rachunki za subskrypcje narzędzi cyfrowych typu faktura PayPal. W takich przypadkach ważne jest, aby dokument jednoznacznie wskazywał na wykonanie transakcji, jej kwotę oraz żeby można było go powiązać z osobą “wydatkującą”.
Na tym etapie warto pamiętać, że przepisy podatkowe przewidują też pewne wyłączenia - niektóre opłaty ponoszone w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą nie mogą być zaliczane do kosztów firmowych. Dotyczy to m.in. wydatków:
- podlegających odpisom amortyzacyjnym,
- związanych z nabyciem gruntów,
- ponoszonych w związku ze spłatą pożyczek, kredytów, grzywien i kar,
- zaliczanych do tzw. kosztów reprezentacji (a w tym opłaty za usługi gastronomiczne, zakup żywności itp.),
- związanych z zapłatą odszkodowań,
- ponoszonych w związku z opłatą składek członkowskich w organizacjach zrzeszających przedsiębiorców, do których przynależność nie jest obligatoryjna.
Sklep internetowy a koszty uzyskania przychodu
Prowadzenie sklepu internetowego łączy się z rozbudowaną listą wydatków związanych z uruchomieniem, utrzymaniem i promocją działalności online, które można zaliczyć do kosztów prowadzenia firmy. Tego rodzaju koszty łatwo podzielić na kilka kategorii, w zależności od charakteru działalności oraz modelu sprzedaży.
Koszty techniczne i infrastruktura
Wydatki na infrastrukturę techniczną są kluczowe dla działania sklepu internetowego. W tej kategorii mieszczą się koszty związane z zakupem i utrzymaniem domeny, hostingu, platformy sprzedażowej, usługi SaaS oraz dodatkowych narzędzi wspierających funkcjonowanie e-sklepu.
Tego rodzaju opłaty księguje się zgodnie z wartością wskazaną na fakturze, najczęściej w kolumnie 13 Księgi Przychodów i Rozchodów. Jednak, przykładowo dokonując zakupu domeny czy hostingu od kontrahenta z UE lub z państw trzecich, transakcję należy zaksięgować jako import usługi.
Można wyróżnić tu też koszty narzędzi i sprzętu oraz opłaty abonamentowe związane z udostępnieniem systemu, na którym oparty jest sklep internetowy czy z zakupem licencji na korzystanie z danego oprogramowania. Sama opcja zaliczenia takich wydatków do kosztów podatkowych zależy od kilku czynników - wartości oprogramowania oraz przewidywanego czasu jego użytkowania.
W przypadku gdy wartość licencji nie przekracza 10 tys. zł lub przedsiębiorca będzie z niej korzystał krócej niż przez 12 miesięcy (niezależnie od samej wartości), wydatek ten można zaliczyć bezpośrednio do kosztów firmowych. Natomiast koszt pojawiający się w związku z zakupem licencji przekraczającym 10 tys. zł należy rozliczać za pomocą tzw. odpisów amortyzacyjnych, przy czym na wartość licencji składa się nie tylko cena jej nabycia, lecz również koszty wdrożeniowe.
Zakup towarów i materiałów
W kontekście prowadzenia sklepu internetowego obszar ten odpowiada za generowanie głównych wydatków działalności. Do grupy tej można zaliczyć koszty:
- zakupu towarów do odsprzedaży (zakupu towaru od hurtownika, producenta lub dostawcy, a także sprowadzenia produktów z zagranicy),
- transportu towarów do magazynu (opłaty za przesyłki hurtowe, transport ciężarowy, usługi logistyczne czy spedycyjne),
- zakupu materiałów do pakowania (niezbędnych do przygotowania przesyłek, wpływając na profesjonalny wygląd paczki oraz zabezpieczenie towaru podczas transportu),
- materiałów promocyjnych do paczek (ulotki z ofertą promocyjną lub kodem rabatowym, kartki z podziękowaniem za zakup, a także gratisy w postaci próbek produktów lub drobnych gadżetów).
Jednocześnie, dążąc do maksymalizacji rentowności, warto skupić się na optymalizacji zakupu materiałów, np. negocjować lepsze ceny u dostawców lub zamawiać opakowania hurtowo.
Koszty logistyczne i wysyłka
Odpowiednia organizacja procesu wysyłki i obsługi zwrotów ma ogromne znaczenie dla zadowolenia klientów i efektywności finansowej biznesu. Dlatego też logistyka stanowi kluczowy element przy prowadzeniu własnego sklepu internetowego.
Do najczęstszych kosztów w tej kategorii zalicza się wydatki związane z:
- usługami kurierskimi i pocztowymi,
- odbiorem zwrotów i reklamacji,
- materiałami potrzebnymi do pakowania przesyłek,
- etykietowaniem i przygotowywaniem paczek,
- przechowywaniem i magazynowaniem,
- integracją z platformami zewnętrznymi, np. systemami typu API,
- ubezpieczeniem przesyłek.
Sama specyfika tego rodzaju kosztów sprawia, że możliwe jest wdrożenie w tym zakresie zróżnicowanych optymalizacji. Warto postawić tu na długoterminowe umowy z firmami kurierskimi, co często, szczególnie w przypadku większej liczby zamówień, kreuje korzystne warunki do negocjacji niższej ceny.
Duże znaczenie ma też zwrot w stronę automatyzacji. Wdrożenie systemów automatycznego generowania etykiet i integracja sklepu z kurierami skutecznie skraca czas realizacji wysyłki i zmniejsza liczbę błędów.
Koszty prowadzenia biura lub magazynu
W zależności od wielkości sklepu internetowego oraz charakteru działalności, przedsiębiorcy mogą korzystać z własnego biura lub magazynu albo wynajmować potrzebną im przestrzeń. Korzystając z drugiej opcji, podstawą do rozliczenia staje się faktura wystawiona przez wynajmującego.
Równolegle, bazując na własnej nieruchomości, możliwe staje się zaliczenie do kosztów wartości rocznej kwoty podatku od nieruchomości oraz mediów. Jednak, w sytuacji gdy dany lokal jest wykorzystywany także do celów prywatnych, do kosztów firmowych należy włączyć jedynie proporcjonalną część danej opłaty.
Koszty marketingu i reklamy
W budżecie sklepu internetowego powinno uwzględnić się również koszty działań marketingowych:
- reklamy w mediach społecznościowych oraz platformach zewnętrznych,
- reklamy w Google Ads,
- prowizje dla influencerów i współprace reklamowe,
- produkcja materiałów reklamowych,
- wydatki na różnego rodzaju kampanie, również remarketingowe.
Ich głównym celem jest zwiększenie widoczności marki oraz generowanie sprzedaży, wpływając bezpośrednio na rozpoznawalność sklepu czy pozyskiwanie nowych klientów.
Koszty usług księgowych i prawnych
Prawidłowe rozliczenia finansowe oraz zgodność działań sklepu internetowego z przepisami prawnymi są kluczowe dla uniknięcia problemów podatkowych i prawnych. W ewidencji kosztów firmowych warto ująć więc też wydatki ponoszone w związku z usługami prawnymi czy prowadzeniem księgowości (rozliczenia, obsługa wynagrodzeń pracowników, doradztwo podatkowe, audyty, szkolenia, a także specjalistyczne narzędzia i programy do obsługi faktur i rozliczeń, jak na przykład IFIRMA)
Chociaż koszty księgowe i prawne mogą wydawać się wysokie, są one inwestycją w bezpieczeństwo działalności. Dobrze prowadzona księgowość i wsparcie prawne minimalizują ryzyko kar finansowych oraz poprawiają transparentność firmy wobec klientów i kontrahentów.
Wynagrodzenia i koszty pracownicze
Koszty pracownicze w sklepie internetowym obejmują różne aspekty związane z zatrudnianiem osób do obsługi zamówień, reklamacji, zarządzania magazynem, marketingu czy tworzenia treści. Najczęściej do grupy tej zalicza się:
- wynagrodzenia dla pracowników, bazując zarówno na umowach o pracę, jak i umowach cywilnoprawnych,
- składki ZUS i podatki związane z zatrudnieniem pracowników (składki zdrowotne, na ubezpieczenie emerytalne i rentowe, a także składka na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych),
- koszty szkoleń, obsługi kadrowej i prawnej,
- premie,nagrody i benefity dla pracowników,
- wydatki związane z pracą zdalną pracowników,
Dla wielu biznesów koszty pracownicze mogą okazać się sporym obciążeniem, jednak współcześnie łatwiej je optymalizować dzięki współpracy z freelancerami, korzystaniu z automatyzacji procesów i outsourcingu części zadań. Ważne jest, aby prowadzić szczegółową dokumentację i dbać o poprawne rozliczenia wszystkich składników wynagrodzenia.
Koszty firmowe - ewidencja
Ewidencja kosztów firmowych to zestawienie wszystkich wydatków związanych z działalnością gospodarczą, które mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu.
Poprawna ewidencja pozwala na bieżąco kontrolować wydatki, optymalizować koszty, obniżając równolegle podstawę opodatkowania, i uniknąć błędów podczas rozliczeń podatkowych. W efekcie firma zyskuje szansę na lepsze planowanie finansowe, śledząc, jakie wydatki mają największe znaczenie dla jej funkcjonowania.
Samo prowadzenie ewidencji kosztów firmowych można oprzeć na różnorodnych metodach - ewidencja ręczna, programy księgowe i aplikacje, a także usługi biura rachunkowego. Jednak bez względu na ostateczny wybór, kluczowy aspekt stanowi tu zadbanie o konkretne elementy prawidłowej ewidencji:
- kompletny opis dokumentu księgowego – zawiera numer, datę wystawienia, kwotę netto i brutto, stawkę VAT, dodatkowo dla dokumentów kosztowych w formie cyfrowej ważne jest ich właściwe archiwizowanie,
- odpowiednie przypisanie do kategorii – koszty muszą być przypisane do odpowiednich rodzajów wydatków,
- kontrola zgodności z przepisami – np. unikanie zaliczania prywatnych wydatków do kosztów firmowych.
Przykładowo, skupiając się na przedsiębiorcach prowadzących Księgę Przychodów i Rozchodów, mogą zostać w niej ujęte tylko odpowiednio udokumentowane wydatki, które wiążą się z prowadzoną działalnością oraz nie podlegają wyłączeniu na mocy przepisów prawa podatkowego. Jednocześnie, w kontekście przyporządkowania kosztów do poszczególnych kategorii, w KPiR wydatki związane z działalnością dzieli się na 5 podstawowych grup:
- zakup materiałów i towarów handlowych (kolumna 10),
- koszty uboczne zakupu (kolumna 11),
- wynagrodzenia (kolumna 12),
- pozostałe wydatki (kolumna 13),
- koszty działalności badawczo-rozwojowej (kolumna 16).
Sklep internetowy a optymalizacja ewidencji
Przy prowadzeniu sklepu internetowego ewidencja kosztów może być czasochłonna, szczególnie gdy występuje duża liczba transakcji związanych z zakupami, wysyłką czy prowizjami od sprzedaży. Dlatego warto korzystać z narzędzi i automatyzacji, które przyspieszają pracę i minimalizują ryzyko błędów.
Programy księgowe, jak IFIRMA, potrafią zintegrować się z kontami bankowymi, systemami sprzedażowymi oraz bramkami płatności, co pozwala automatycznie importować wyciągi i przypisywać je do odpowiednich kategorii kosztów.
Na uwagę zasługują także systemy OCR. Technologia ta pozwala na automatyczne odczytywanie faktur i dokumentów kosztowych oraz ich przekształcanie na dane cyfrowe. Dodatkowo coraz większe znaczenie zyskują integracje z systemami e-commerce i płatności online. Automatyzacja kosztów jest szczególnie ważna przy obsłudze sklepów internetowych z dużą liczbą zamówień i transakcji. Warto połączyć więc platformę sklepową z oprogramowaniem księgowym lub narzędziem do ewidencji kosztów.
W tym ujęciu kolejnym ważnym aspektem staje się samo raportowanie i analiza kosztów. Automatyczne raporty umożliwiają lepsze zrozumienie struktury kosztów, wskazując odpowiednie działania optymalizacyjne. Regularne działania z tego zakresu pozwalają zidentyfikować niepotrzebne wydatki, by następnie je ograniczyć, wykryć, które kategorie generują największe koszty, a także poprawić marżowość produktów i rentowność całego biznesu.
Komentarze