Prowadzenie biznesu w e-commerce wiąże się z różnorodnymi wydatkami – od kosztów codziennej działalności po inwestycje mające na celu rozwój i skalowanie firmy. Granica między wydatkiem a inwestycją nie zawsze jest oczywista, a zrozumienie tej różnicy ma kluczowe znaczenie dla efektywnego zarządzania finansami.
W świecie e-commerce nie brakuje wyjątkowych sytuacji, w których wydatki mogą nabierać strategicznego charakteru. Umiejętność wyodrębnienia ich od zwykłych kosztów i prawidłowego rozliczenia w księgowości to nie tylko obowiązek, ale i szansa na bardziej świadome podejmowanie decyzji biznesowych.
Wydatek a inwestycja
Zarządzanie finansami łączy się z obowiązkiem precyzyjnego rozróżnienia między wydatkami a inwestycjami, ponieważ obie te kategorie pełnią odmienną rolę w budżecie przedsiębiorstwa. Początkowo warto więc skupić się na samych definicjach tych pojęć.
Wydatek to bieżący koszt ponoszony przez firmę w celu utrzymania jej działalności. Do tej kategorii zalicza się nakłady krótkoterminowe, które przynoszą natychmiastowe korzyści, ale nie zwiększają wartości majątku przedsiębiorstwa, jak na przykład:
- opłaty za usługi (np. hosting, abonamenty platform e-commerce),
- zakup materiałów eksploatacyjnych (np. opakowania, taśmy do pakowania),
- wynagrodzenia pracowników,
- koszty reklamy i promocji, np. kampanie na Facebooku czy Google Ads.
Kluczowym aspektem staje się tutaj krótkoterminowy charakter. Wydatek przynosi korzyści, które są wykorzystywane w bieżącym okresie lub mają wpływ na działalność firmy przez krótki czas (np. jeden miesiąc, kwartał).
Dodatkowo wydatki dotyczą codziennych kosztów funkcjonowania firmy, nie przyczyniając się do jej rozwoju w dłuższej perspektywie. W efekcie należy je od razu zaliczać do kosztów uzyskania przychodu w okresie, w którym zostały poniesione.
Równolegle inwestycja tonakład mający na celu generowanie korzyści w dłuższym okresie. Tego rodzaju wydatki zwiększają wartość majątku firmy, przyczyniają się do jej rozwoju oraz zwiększenia efektywności. Do najczęstszych przykładów inwestycji zalicza się:
- zakupy nieruchomości pod magazyn lub biuro,
- rozwój strony internetowej (np. stworzenie spersonalizowanej platformy e-commerce),
- nabywanie maszyn i urządzeń (np. drukarek 3D, systemów pakowania),
- opracowywanie nowego produktu lub rozwój istniejącego (np. personalizowane oprogramowanie dla klientów).
Inwestycje różnią się więc od bieżących wydatków tym, że ich efekty są odczuwalne w dłuższej perspektywie czasowej, przynosząc korzyści przez wiele lat. Jednocześnie inwestycje przyczyniają się do wzrostu wartości aktywów firmy.
W kontekście samego rozliczania, koszt inwestycji można równomiernie podzielić, rozliczając go w czasie, na przykład poprzez amortyzację. Rozwiązanie to opiera się na procesie księgowym, który pozwala rozłożyć koszty na dłuższy okres, odzwierciedlając stopniowe „zużywanie się” lub utratę wartości danego składnika majątku.
Jednak, ze względu na długoterminowy charakter i wysokie nakłady, inwestycje wiążą się ze zwiększonym ryzykiem niepowodzenia w osiąganiu oczekiwanych korzyści. W tym ujęciu kluczowym elementem staje się racjonalne planowanie połączone z dywersyfikacją inwestycji.
Granica między wydatkiem a inwestycją
W e-commerce granica między wydatkiem a inwestycją bywa nieoczywista, ponieważ wiele działań bieżących, takich jak kampanie marketingowe czy utrzymanie technologii, może również wpływać na długoterminowy rozwój biznesu. Jak więc prawidłowo określić charakter wydatku?
Istnieją trzy główne aspekty, na które warto zwrócić uwagę przy tego rodzaju weryfikacji.
- Czas trwania efektu: Jeśli wydatek przynosi korzyści natychmiastowe i krótkotrwałe, jest to koszt bieżący. Jeśli wpływ jest długoterminowy, to inwestycja.
- Cel: Jeśli nakład jest przeznaczony na rozwój firmy i zwiększenie jej wartości, to inwestycja. W przeciwnym razie mowa o wydatku operacyjnym.
- Rozliczenie w księgowości: Wydatki są ujmowane jednorazowo w kosztach uzyskania przychodu, inwestycje rozliczane są w czasie, np. poprzez amortyzację.
Przykładowo, skupiając się na rozwoju strony internetowej, wszelkie aktualizacje treści czy poprawki wizualne można zaliczyć do wydatków operacyjnych. Natomiast całkowita przebudowa strony, wraz z wdrożeniem nowych funkcji (np. konfiguratorów produktów), stanowi już inwestycję.
Podobnie wygląda to również w przypadku reklamy i marketingu. Jednorazową kampanię promującą nowy produkt należy postrzegać jako wydatek operacyjny. Jednak przy tworzeniu długoterminowej strategii brandingowej pojawia się już potrzeba klasyfikacji działań z tego obszaru do grupy inwestycji.
Charakterystyczne wydatki w e-commerce
W działalności e-commerce wydatki mogą przybierać odmienne formy, od bieżących kosztów operacyjnych po inwestycje, które zmieniają sposób funkcjonowania firmy.
Podstawową grupę stanowią tutaj koszty bieżące, czyli wydatki ponoszone regularnie, które umożliwiają codzienne funkcjonowanie biznesu e-commerce. Zazwyczaj mają one krótkoterminowy charakter, a ich efekty widoczne są w stosunkowo krótkim czasie. Najczęściej dotyczy to:
- opłat za platformy sprzedażowe - abonament za korzystanie z platform typu Shopify, WooCommerce, Allegro, Amazon, koszty dodatkowych wtyczek i rozszerzeń (np. integracje z systemami płatności, moduły SEO), a także prowizje od sprzedaży pobierane przez marketplace'y,
- reklam - kampanie w mediach społecznościowych (np. Facebook Ads, Instagram Ads, TikTok Ads), reklamy w wyszukiwarkach internetowych (np. Google Ads), współpraca z influencerami w celu promowania produktów, remarketing i programy afiliacyjne,
- logistyki i magazynowania - koszty wysyłki zamówień (np. usługi kurierskie, dostawy międzynarodowe), utrzymanie magazynów, w tym korzystanie z fulfillmentu (np. Amazon FBA, InPost Fulfillment), zakup materiałów do pakowania (kartony, taśmy, wypełniacze, etykiety),
- obsługi klienta - koszty związane z zatrudnieniem pracowników obsługi klienta, subskrypcje narzędzi do obsługi klienta (np. Zendesk, LiveChat).
Inną kategorię tworzą potencjalne inwestycje, które, w przeciwieństwie do bieżących kosztów, mają na celu zwiększenie wartości firmy, często wpływając również na samo skalowanie biznesu. Do tej grupy można zaliczyć:
- dedykowane oprogramowania - tworzenie spersonalizowanych systemów ERP (zarządzanie zasobami przedsiębiorstw, implementacja zaawansowanego CRM (zarządzanie relacjami z klientami) czy automatyzacja procesów sprzedażowych i marketingowych (np. narzędzia do analizy danych, integracje z AI),
- rozwój technologiczny - stworzenie własnej platformy e-commerce zamiast korzystania z gotowych rozwiązań, rozwój aplikacji mobilnej dla klientów, wdrożenie technologii AR/VR (np. wirtualne przymierzanie ubrań, wizualizacja produktów w domu klienta),
- branding i rozwój wizerunku - inwestycjew profesjonalne zdjęcia i filmy produktowe, tworzenie zaawansowanych materiałów marketingowych (np. interaktywne katalogi online), zatrudnienie specjalistów ds. UX/UI, aby poprawić jakość obsługi użytkowników,
- ekspansjęna nowe rynki - tłumaczenie strony internetowej i dostosowanie do różnych języków oraz kultur, reklama ukierunkowana na międzynarodowe rynki, współpraca z lokalnymi partnerami logistycznymi.
Jednak niektóre wydatki w e-commerce mogą budzić pewne wątpliwości, utrudniając jednoznaczną klasyfikację jako koszt operacyjny lub inwestycja. Ich przyporządkowanie powinno wtedy zależeć od celu i czasu trwania efektów. Dobry przykład stanowią tutaj systemy subskrypcyjne czy materiały promocyjne. Na ich klasyfikację wpływa fakt, czy są one wykorzystywane do krótkoterminowych kampanii, czy do długofalowej strategii.
Jak rozliczać wyjątkowe wydatki w e-commerce?
Rozliczanie wydatków w e-commerce zależy od ich charakteru oraz celu, co znacznie zwiększa istotę prawidłowego podziału na grupy kosztów bieżących i inwestycji, umożliwiając przestrzeganie obowiązujących przepisów podatkowych.
Wydatki bieżące, które bezpośrednio przyczyniają się do generowania przychodu, są ujmowane w kosztach uzyskania przychodu w momencie ich poniesienia. Przy czym za datę poniesienia kosztu uznaje się dzień wystawienia faktury, a w przypadku metody kasowej PIT - moment faktycznej zapłaty zobowiązania.
W e-commerce obejmują one zarówno typowe wydatki operacyjne, jak i specyficzne koszty związane z funkcjonowaniem w środowisku online. Aby wydatek mógł zostać uznany za koszt uzyskania przychodu, musi spełniać dwa warunki:
- celowość – powinien być poniesiony w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą,
- związek z przychodami – musi bezpośrednio lub pośrednio przyczyniać się do generowania przychodów.
Równolegle inwestycje, które mają długoterminowy wpływ na działalność firmy, nie są w całości ujmowane jako koszt uzyskania przychodu w roku zakupu. Zamiast tego podlegają amortyzacji - ich wartość jest rozliczana w kosztach stopniowo, przez okres ich przewidywanej użyteczności.
Kluczowe zasady amortyzacji:
- Środek trwały musi być wykorzystywany do działalności gospodarczej.
- Okres amortyzacji zależy od rodzaju środka trwałego (np. komputery zwykle amortyzuje się przez 3 lata, nieruchomości przez kilkadziesiąt lat).
- W zależności od rodzaju amortyzacji (i jej przedmiotu) można ją rozpocząć w miesiącu wprowadzenia do ewidencji środków trwałych lub najwcześniej od następnego miesiąca po miesiącu wprowadzenia środka trwałego do ewidencji środków trwałych.
Nieco większe utrudnienia pojawiają się jednak w przypadku wydatków granicznych. Niektóre opłaty mogą być trudne do jednoznacznego sklasyfikowania jako koszt bieżący lub inwestycja. Przykładem są wydatki na branding czy redesign sklepu internetowego. W takich przypadkach należy ocenić ich wpływ na działalność firmy i czas trwania korzyści wynikających z danego wydatku.
Rozliczanie wydatków związanych z działalnością e-commerce można zoptymalizować dzięki różnym formom ulg i preferencji podatkowych, oferowanych przez przepisy prawa. Umiejętne korzystanie z tych narzędzi pozwala nie tylko na zmniejszenie obciążeń podatkowych, ale także na efektywniejsze planowanie inwestycji.
- Ulga na robotyzację i automatyzację - dla firm inwestujących w nowoczesne technologie, jak robotyka czy automatyzacja procesów w e-commerce.
- Ulga na działalność badawczo-rozwojową (B+R) - dla przedsiębiorstw, które prowadzą prace związane z rozwojem nowych produktów, usług, procesów lub technologii.
- Ulga na innowacyjnych pracowników - jeżeli w firmie zatrudniani są specjaliści prowadzący działalność innowacyjną (np. programiści, analitycy danych, specjaliści UX/UI).
- Ulga na ekspansję - dla firm e-commerce, które planują rozszerzenie działalności na nowe rynki.
- Ulga IP Box - jeśli firma e-commerce generuje przychody z praw własności intelektualnej (np. z opatentowanych rozwiązań lub unikalnego oprogramowania), może korzystać z preferencyjnej stawki podatku dochodowego.
- Jednorazowa amortyzacja - dla firm dokonujących inwestycji w środki trwałe:
- o wartości nieprzekraczającej 10 000 zł, a także
- o wartości powyżej 10 000 zł dla:
- fabrycznie nowych środków trwałych, z limitem 100 000 zł (art. 22k ust. 14-21);
- nowych lub małych podatników PIT, z limitem 50 000 euro, w ramach pomocy de minimis (art. 22k ust.7-14).
- Zwolnienia podatkowe dla e-commerce w specjalnych strefach - prowadząc działalność e-commerce w Specjalnej Strefie Ekonomicznej (SSE) lub Polskiej Strefie Inwestycji (PSI), firma może skorzystać z dodatkowych preferencji podatkowych.
Na tym etapie warto podkreślić też znaczenie prawidłowego dokumentowania wydatków stanowiącego podstawę rzetelnego prowadzenia księgowości oraz poprawnego rozliczania podatków w e-commerce. W przypadku wyjątkowych wydatków, które mogą być zarówno kosztami bieżącymi, jak i inwestycjami, szczególną rolę odgrywa precyzyjne określenie ich charakteru oraz zadbanie o stworzenie odpowiedniej dokumentacji, jak np.:
- faktury i rachunki,
- umowy z kontrahentami - szczególnie istotne w przypadku inwestycji długoterminowych, jasno określają cel wydatku, zakres usługi, terminy realizacji i wynagrodzenie,
- protokoły odbioru - potwierdzają zakończenie zlecenia i przekazanie przedmiotu inwestycji do użytkowania,
- potwierdzenia płatności - w niektórych przypadkach faktury czy rachunki okazują się niewystarczające, organ podatkowy może zażądać potwierdzenia faktycznego dokonania płatności,
- dokumenty amortyzacyjne.
Obecnie na rynku pojawia się coraz więcej rozwiązań znacznie upraszczających cały proces dokumentowania. Wystarczy skorzystać z nowoczesnych programów księgowych, które odpowiadają za automatyczne generowanie i przechowywanie dokumentacji, jak na przykład IFIRMA.
Inwestycje, które mogą zmienić biznes e-commerce
Świat e-commerce stale się rozwija, tworząc nową przestrzeń biznesową dla firm. Jednak odniesienie sukcesu w tej branży wymaga przemyślanej strategii i optymalnych działań, które będą w stanie sprostać dynamicznie zmieniającym się oczekiwaniom konsumentów.
Współcześnie kupujący poszukują w procesie zakupowym już nie tylko szybkości i wygody, ale także zindywidualizowanych ofert i elastyczności sklepów internetowych. W efekcie coraz większe znaczenie zyskuje wdrażanie innowacji umożliwiających skalowanie biznesu, podążając za najnowszymi trendami. Przemyślane inwestycje w e-commerce mogą przynieść znaczące korzyści w zakresie automatyzacji i budowania przewagi konkurencyjnej.
Na szczególną uwagę zasługuje tu automatyzacja procesów, uwzględniając wdrożenie systemów fulfillmentu, które pozwalają na automatyczne zarządzanie zamówieniami, magazynem, pakowaniem i wysyłką, oraz automatyzację marketingu, przyczyniającą się do wyższej konwersji, oszczędności czasu zespołu marketingowego oraz skuteczniejszego docierania do klientów.
Coraz więcej firm stawia również na ekspansję, która najczęściej wymaga inwestycji w przygotowanie wielojęzycznej wersji sklepu, a także w przystosowanie walut, metod płatności i form wysyłki do specyfiki rynku docelowego.
Równolegle do świata e-commerce przebija się idea zrównoważonego rozwoju. Zwrot w stronę bardziej zielonych rozwiązań łączy się z koniecznością inwestycji w optymalizację logistyki czy w ekologiczne opakowania.
W tym ujęciu rozsądną inwestycją jest też szeroko rozumiany branding. Umiejętna budowa wizerunku marki premium czy skupienie się na rozwoju strategii content marketingu, pozwala na zwiększenie ruchu organicznego, budowanie lojalności klientów oraz maksymalizację długoterminowych efektów promocyjnych.
Równolegle każdy biznes działający online powinien rozważyć poświęcenie części budżetu na inwestycje związane z samą technologią. Nowoczesne rozwiązania, jak rozwój własnego oprogramowania czy wdrożenie sztucznej inteligencji, to szansa na zyskanie pełnej kontroli, dopasowując innowacyjne narzędzia do specyfiki działalności, co pozytywnie wpływa na wzmacnianie przewagi konkurencyjnej.
Komentarze